Warum die Umsatzrealisierung für Abonnementgeschäfte wichtig ist

Abos sind meistens benutzerfreundlich gestaltet, wenn es um die Auswahl der Produkte und Bezahloptionen geht. Doch für die Finanzteams des Abo-Anbieters kann die Buchhaltung hinter den Preisplänen eine echte Herausforderung sein. 

Unterstützung für Finanzteams entlang des gesamten Abo-Prozesses 

Ein sehr notwendiger Schritt, um die Fallstricke eines komplexen Preis- und Produktportfolios zu vermeiden, ist eine enge Abstimmung mit dem Finanzteam sowohl auf strategischer als auch auf technischer Ebene. 

Eine Bill-Umfrage aus dem Jahr 2023 (PDF) zeigt auf, dass die Mehrheit von Finanzmanagern das Gefühl hat, immer stärker in Technologieinvestitionen und selbst strategische Entscheidungen anderer Teams (z.B. Vertrieb) involviert zu sein. Das verwundert wenig, da das Finanzteam oft sicherstellen muss, dass alle Finanzvorgänge vollständig dokumentiert werden, den Vorschriften entsprechen und ordnungsgemäß verarbeitet werden, um die Einhaltung der Vorschriften und den Cashflow zu gewährleisten. 

Um Finanzressourcen nicht zu überlasten, können reibungslose Datenprozesse und Automatisierung dafür sorgen, dass die Finanzen transparent sind und manuelle Aufgaben reduziert werden (was fast immer auch die Fehlerquote senkt). 

Laut der Bill-Umfrage kann AR-Software (Accounts Receivable = Debitorenbuchhaltung) einen erheblichen positiven Einfluss auf Finanzteams haben: 

• Bessere Übersicht über den Kassenbestand/Cashflow (34%)
• Zeitersparnis bei der Bearbeitung (34%)
• Einfache Erstellung von Berichten (29%)
• Mehr Kontrolle (27%)
• Geringere Bearbeitungskosten (27%)
• Schnellerer Abschluss der Bücher (27%)
• Weniger Fehler (26%)
• Verbesserte Kundenbeziehungen (26%)
• Schnellere Zahlungen (26%)
• Reduktion verspäteter Zahlungen (21%)
• Umsatzrealisierung (Revenue Recognition)

Da die meisten Abonnementgeschäfte so funktionieren, dass Kunden im Voraus bezahlen und anschließend Zugriff auf die Services oder Produkte über einen bestimmten Zeitraum hinweg haben bzw. diese regelmäßig erhalten, kann die Buchhaltung viel komplexer sein als bei der üblichen Einmalzahlung, bei der eine Dienstleistung oder ein Produkt direkt gegen eine Zahlung „ausgetauscht“ wird. Die Komplexität steigt, wenn zusätzliche einmalige Kosten (z.B. für Einrichtung, Support usw.) oder verschiedene Abo-Produkte oder Dienste (Add-Ons, etc.) hinzukommen. 

Umsatzrealisierung wird relevant, sobald der Zeitpunkt der Rechnungsstellung und Zahlung und der Zeitpunkt bzw. der Zeitraum der Leistungserbringung auseinanderfallen. 

Beispiel 1: Ein Händler stellt vorab eine Rechnung für die Nutzung seines Services für das nächste Jahr, der Kunde bezahlt für diesen Zeitraum. Der Händler hat nun eine Verpflichtung, die vereinbarte Leistung über den gesamten Zeitraum (also 12 Monate) zu erbringen. Dafür werden die aus dieser Abrechnung resultierenden Umsatzerlöse auf die 12 Monate aufgeteilt. Handelt es sich wie in unserem Beispiel um 12 volle Monate, wird somit in jedem Monat 1/12 des gesamten Umsatzes realisiert.

Beispiel 2: Der Kunde nutzt in seinem Abonnement eine Leistung, die nach Nutzung oder Verbrauch abgerechnet wird. Die Abrechnung und Zahlung erfolgen turnusmäßig am 1. Tag des folgenden Monats. Der Umsatz dieser Nutzung wird unabhängig vom Zeitpunkt der Abrechnung und Zahlung dem Monat der Nutzung zugeordnet.

Das der Umsatzrealisierung zugrundeliegende Prinzip wird von James vom YouTube-Kanal “Accounting Stuff” leicht verständlich und in nur zwei Minuten erläutert (auf Englisch).

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Noch anspruchsvoller wird es, wenn es um gebündelte Leistungen geht – etwa die Kombination von einmaligen Diensten oder Lieferungen mit über Zeit andauernden Leistungen. Dann müssen die Leistungsverpflichtungen, die in einem solchen Bündel enthalten sind, identifiziert, der Anteil jedes Bestandteils am gesamten Preis aufgeschlüsselt und entsprechend der Art der Leistung gegebenenfalls periodisch abgegrenzt werden.

Je nach Buchungsstandard (z.B. HGB versus IFRS 15) können noch verschiedene Ansätze der Zuordnung der Teil-Umsätze auf die einzelnen Perioden zum Tragen kommen.

Abonnementmanagement trifft auf Umsatzrealisierung

Wenn man sowohl die Umsatzrealisierung als auch die Herausforderungen komplexer Abonnementpläne kennt, liegt es auf der Hand, dass ein Subscription Management-System maßgeblich von Revenue Recognition-Funktionalitäten profitieren kann. So können damit verschiedene Business Cases abgedeckt werden, um Datentransparenz zu gewährleisten und Prozesse zwischen Abos und der Buchhaltung optimal zu implementieren. 

Zusätzlich erhalten abonnementbasierte Geschäftsmodelle viel mehr Klarheit über Umsätze. Daraus lassen sich wiederum Prognosen und Benchmarks einfacher definieren und Unternehmensziele können einfacher gesetzt und erreicht werden.  

Billwerk+ Transform bietet zahlreiche Funktionen zur Umsatzrealisierung sowie eine breite Palette weiterer Buchhaltungsfunktionen, um Ihre Buchhaltung zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Lesen Sie hier mehr darüber oder vereinbaren Sie eine Demo, um mit Steffen Mey (der auch bei diesem Artikel unterstützt hat) über die Revenue Recognition zu sprechen.