Lexware automatiserer vækst med Billwerk+
“Da vi analyserede forskellige abonnementsstyringssystemer, var det vigtigt for os at finde et firma, der havde et GoBD-certifikat til regnskabskonsolidering af ældre systemer, og Billwerk+ var det eneste firma, vi fandt. Takket være dette konsoliderende regnskab i Billwerk+ kan vi helt undgå at kortlægge forretningsmodellerne i vores koncern-ERP.”
Dr. Carsten Block Chief Product Owner lexoffice, Haufe Group
lexoffice af Haufe Lexware
Hvordan var den oprindelige situation? Hvad var udfordringerne, der skulle klares?
Som markedsleder inden for desktopregnskabs- og faktureringsløsninger til små og mellemstore virksomheder erkendte vi hos Lexware allerede i 2012, at software-as-a-service-forretningsmodeller kombineret med cloud-teknologier giver kunderne en helt ny grad af frihed i deres løsninger og har et forstyrrende potentiale. Derfor har vi været på markedet med lexoffice siden 2013 for at forsvare og udbygge markedslederskabet inden for SMV-segmentet også i cloud-verdenen. Vores desktop-produkter sælger fortsat fremragende, og samtidig kan vi se, at vi med vores lexoffice SaaS-løsning kan tiltrække kundegrupper, som vi ikke nåede før; nøgleordet “automagisk”. lexoffice er ikke blot en teknisk oversættelse af vores desktop-løsninger til skyen, men vi har fra starten ønsket at automatisere bogføringen fuldstændigt og dermed gøre denne obligatoriske opgave mulig for folk uden nogen erfaring med bogføring.
Vores centrale udfordring her er at bryde igennem traditionelle tankemønstre. Dette gælder både for produktudvikling og forretningsmodellering. Her sætter vi stor pris på at have et specialiseret abonnementsstyringssystem til rådighed med Billwerk+, fordi vi meget hurtigt kan kortlægge nye forretnings- og prismodeller og afprøve dem på markedet uden at skulle foretage justeringer i vores ERP-system for koncernen.
Hvilke mulige løsninger har du overvejet for at imødegå den tekniske/infrastrukturelle udfordring?
Med hensyn til abonnementsstyring har vi valgt at udvikle lexoffice selv i forbindelse med markedsføringen af lexoffice. Det var logisk, for med lexoffice tilbyder vi selv en GoBD-kompatibel faktureringsløsning. “Eat your own dogfood”, som amerikanerne ville sige. Med tiden viste det sig imidlertid, at vi altid løb ind i prioriteringsproblemer, fordi vi skulle beslutte, om vi ville udvikle funktioner til vores kunder eller funktioner til fakturering af vores kunder. Desuden er kravene til automatisering af vores egen ordre-til-kasse-proces meget forskellige fra små og mikrovirksomhedernes krav.
Samtidig har abonnementsstyring udviklet sig til et særskilt markedssegment siden omkring 2015. I midten af 2017 virkede det logisk for os at genoverveje vores oprindelige “Make”-beslutning.
Hvordan adskilte løsningen med Billwerk+ sig fra de andre løsninger? Hvorfor besluttede du dig til sidst for at tage udfordringen op med Billwerk+?
Da vi analyserede forskellige abonnementsstyringssystemer, var det vigtigt for os at finde et firma, der havde et GoBD-certifikat til regnskabskonsolidering af ældre systemer, og Billwerk+ var det eneste firma, vi fandt. Årsagen hertil er ganske enkel: Vi bruger den regnskabsmæssige konsolideringsfunktion i Billwerk+, dvs. vi fører et GoBD-kompatibeltunderbogholderregnskab for alle vores lexoffice-kunder. Ved månedens udgang og ved årets udgang overfører vi kun de konsoliderede positioner på de kollektive konti til vores koncern-ERP. Det har to fordele: For det første er det kun en håndfuld tal, som vi manuelt overfører fra Billwerk+ til vores ERP. Dvs. at vi kan spare os selv for at implementere en kompleks grænseflade. For det andet, og det er endnu vigtigere, gør dette konsoliderende regnskabssystem i Billwerk+ det muligt for os helt at undgå at kortlægge forretningsmodellerne i vores koncern-ERP. Dette er vigtigt, fordi netop denne kortlægning er meget tidskrævende og derfor langsom. Vi afprøver løbende forskellige strategier for indtjening og prissætning. Derfor er det meget vigtigt for os, at gennemførelsen sker hurtigt.
Hvordan fungerede integrationen (operationelt, strukturelt, tidsmæssigt osv.) af Billwerk+ og transformationen af organisationen i forbindelse med løsningen?
Transformationsprojektet startede i efteråret 2017 med et dedikeret team hos lexoffice, der er ansvarlig for projektet. I dette team arbejdede vi i første omgang på at installere et switch i vores systemer for at kunne fakturere nye kunder via Billwerk+, mens eksisterende kunder indtil videre stadig blev faktureret via vores gamle system. I det videre projektforløb konverterede vi først eksisterende kunder i små skridt og senere i store skridt. Alt dette skete med fuld gennemsigtighed for vores kunder.
Samtidig havde vi en ugentlig Jour Fixe med Billwerk+-medarbejdere i den tid, hvor overflytningen fandt sted. Dette var meget nyttigt for koordineringen og vidensoverførslen. På nogle områder har Billwerk+ også tilpasset og videreudviklet sine systemer i denne forbindelse. Lige fra starten har vi været i stand til at opbygge et rigtig godt samarbejde med Billwerk+ på alle niveauer.
Hvordan fungerer løsningen i dag (metrikker)? Hvad er din konklusion?
I dag kan jeg sige, at vi er meget tilfredse med integrationen. Ud fra et teknisk synspunkt har vi en meget stabil og modstandsdygtig infrastruktur. Og i forbindelse med modellering af nye forretnings- og prismodeller har vi nu muligheder, som vi ikke kunne have indarbejdet i vores gamle løsning, eller kun med en betydeligt større indsats. Nu kan vi virkelig hurtigt afprøve nye pris- og forretningsmodeller.
Har du nogle nyttige tips til andre CIO’er/projektledere, der står over for en lignende udfordring?
Mit første tip: Hvis du ser på din egen virksomheds ERP, skal du overveje, hvor dybt du har brug for at integrere. Vi klarede os meget godt med den manuelle overførsel af “konsoliderede regnskabsdata” til vores ERP-system, fordi vi kunne opnå frihedsgrader i den hurtige videreudvikling af vores forretningsmodeller og samtidig spare tid og penge til ERP-integration.
Det er også vigtigt at have et dedikeret team, der kan fokusere på fuld tid på datamigration. Sidste tip: Med tiden har vi akkumuleret særlige tilfælde i vores gamle system, f.eks. fra historiske rabatkampagner osv. Der var tale om en masse interessante “kontraktkonstellationer”, som vi først opdagede i deres helhed under datamigreringen. I dette tilfælde var det godt, at vi i første omgang migrerede kundedata i små skridt og kunne lære undervejs.
Om Lexware
Lexware er en del af Haufe Group, som er en af de mest innovative medie- og softwarevirksomheder inden for juridiske, erhvervsmæssige og skattemæssige områder. I 2013 kom Lexware ind på markedet med
lexoffice
for at forsvare og udvide sin førende position på markedet for regnskabs- og faktureringsløsninger i SMV-segmentet også i cloud-verdenen. Med over 1.200 medarbejdere hos Haufe-Lexware og over en million kunder er Lexware førende inden for kommerciel software.
Mere end 2.000 førende virksomheder stoler allerede på den europæiske markedsleder inden for abonnementsstyring Billwerk+
