Lexware automatiserar tillväxten med Billwerk+
”När vi analyserade olika system för prenumerationshantering var det viktigt för oss att hitta ett företag som hade ett GoBD-certifikat för redovisning av konsoliderade äldre system, och Billwerk+ var det enda företag vi hittade. Tack vare denna konsoliderande redovisning i Billwerk+ kan vi helt undvika att kartlägga affärsmodellerna i vårt koncern-ERP.”
Dr. Carsten Block Chief Product Owner lexoffice, Haufe Group
lexoffice från Haufe Lexware
Hur såg den inledande situationen ut? Vilka var utmaningarna som skulle bemästras?
Som marknadsledare inom desktopbokföring och faktureringslösningar för små och medelstora företag insåg vi på Lexware redan 2012 att affärsmodeller med mjukvara som tjänst, i kombination med molnteknikens kraft, ger kunderna en helt ny nivå av frihet i lösningarna och har en omvälvande potential. Därför har vi varit på marknaden med lexoffice sedan 2013 för att försvara och utöka marknadsledarskapet inom segmentet för små och medelstora företag även i molnvärlden. Våra stationära produkter fortsätter att sälja utmärkt, samtidigt ser vi att vi med vår SaaS-lösning lexoffice kan locka till oss kundgrupper som vi inte nådde tidigare; nyckelordet ”automagic”. lexoffice är inte bara en teknisk översättning av våra skrivbordslösningar till molnet, utan redan från början ville vi automatisera bokföringen helt och hållet och på så sätt göra denna obligatoriska uppgift möjlig för personer utan erfarenhet av bokföring.
Vår centrala utmaning här är att bryta traditionella tankemönster. Detta gäller både produktutveckling och affärsmodellering. Här uppskattar vi mycket att Billwerk+ har ett specialiserat system för prenumerationshantering, eftersom vi mycket snabbt kan kartlägga nya affärs- och prismodeller och testa dem på marknaden utan att behöva göra justeringar i vårt ERP-system för koncernen.
Vilka möjliga lösningar har du övervägt för att möta den tekniska/infrastrukturella utmaningen?
När det gäller prenumerationshantering har vi valt att utveckla lexoffice i egen regi när vi lanserar lexoffice på marknaden. Det var logiskt eftersom vi med lexoffice själva erbjuder en GoBD-kompatibel faktureringslösning. ”Ät din egen hundmat” som amerikanerna skulle säga. Med tiden visade det sig dock att vi alltid stötte på prioriteringsproblem eftersom vi var tvungna att bestämma om vi ville utveckla funktioner för våra kunder eller funktioner för att fakturera våra kunder. Dessutom skiljer sig kraven på automatisering av vår egen order-till-kassaprocess mycket från små och mikroföretagens krav.
Samtidigt har prenumerationshantering utvecklats till ett separat marknadssegment sedan omkring 2015. I mitten av 2017 verkade det logiskt för oss att ompröva vårt ursprungliga ”Make”-beslut.
Hur skilde sig lösningen med Billwerk+ från andra lösningar? Varför bestämde du dig slutligen för att anta utmaningen med Billwerk+?
När vi analyserade olika system för prenumerationshantering var det viktigt för oss att hitta ett företag som hade ett GoBD-certifikat för redovisningskonsolidering av äldre system, och Billwerk+ var det enda företag vi hittade. Orsaken till detta är ganska enkel: Vi använder Billwerk+:s funktion för konsolidering av bokföringen, dvs. vi upprätthåller en GoBD-kompatibel delbokföring för alla våra lexoffice-kunder. I slutet av månaden och i slutet av året överför vi sedan endast de konsoliderade positionerna för kollektiva konton till vårt koncern-ERP. Det har två fördelar: För det första är det bara en handfull siffror som vi manuellt överför från Billwerk+ till vårt ERP. Det vill säga att vi kan spara oss själva genomförandet av ett komplicerat gränssnitt. För det andra, och det är ännu viktigare, gör det konsoliderande redovisningssystemet i Billwerk+ att vi helt kan undvika att kartlägga affärsmodellerna i vårt koncern-ERP. Detta är viktigt eftersom just denna kartläggning är mycket tidskrävande och därför långsam. Vi testar kontinuerligt olika strategier för monetarisering och prissättning. Därför är det mycket viktigt för oss att genomförandet sker snabbt.
Hur fungerade integrationen (operativt, strukturellt, tidsmässigt osv.) av Billwerk+ och omvandlingen av organisationen i samband med lösningen?
Omvandlingsprojektet inleddes hösten 2017, och ett särskilt team på lexoffice ansvarar för projektet. I det här teamet arbetade vi inledningsvis med att installera en växel i våra system för att kunna fakturera nya kunder via Billwerk+, medan befintliga kunder fortfarande fakturerades via vårt gamla system för tillfället. Under projektets fortsatta gång konverterade vi först befintliga kunder i små steg och senare i stora steg. Allt detta skedde med fullständig öppenhet för våra kunder.
Samtidigt hade vi en Jour Fixe varje vecka med Billwerk+ anställda under tiden för migreringen. Detta var till stor hjälp för samordningen och kunskapsöverföringen. På vissa områden har Billwerk+ också anpassat och vidareutvecklat sina system i detta sammanhang. Redan från början har vi kunnat bygga upp ett mycket bra samarbete med Billwerk+ på alla nivåer.
Hur fungerar lösningen i dag? Vad är din slutsats?
I dag kan jag säga att vi är mycket nöjda med integrationen. Ur teknisk synvinkel har vi en mycket stabil och motståndskraftig infrastruktur. Och när det gäller modellering av nya affärs- och prismodeller har vi nu möjligheter som vi inte kunde ha införlivat i vår gamla lösning, eller bara med betydligt större ansträngning. Nu kan vi verkligen testa nya pris- och affärsmodeller mycket snabbt.
Har du några tips till andra CIO:er/projektledare som står inför en liknande utmaning?
Mitt första tips: Om du tittar på ditt eget företags ERP, fundera på hur djupt du behöver integrera. Vi lyckades mycket bra med den manuella överföringen av ”konsoliderade redovisningsuppgifter” till företagets ERP-system eftersom vi kunde få en viss frihet i den snabba vidareutvecklingen av våra affärsmodeller och samtidigt spara tid och pengar för ERP-integration.
Det är också viktigt att ha ett dedikerat team som kan fokusera heltid på datamigrering. Sista tipset: Med tiden har vi samlat på oss specialfall i vårt gamla system, t.ex. från historiska rabattkampanjer osv. Det var många intressanta ”kontraktskonstellationer” som vi upptäckte i sin helhet först under dataöverföringen. I det här fallet var det bra att vi inledningsvis migrerade kunddata i små steg och kunde lära oss under processen.
Om Lexware
Lexware är en del av Haufe Group, ett av de mest innovativa medie- och programvaruföretagen inom juridik, affärsverksamhet och skattesektorn. 2013 kom Lexware in på marknaden med lexoffice för att försvara och utöka sitt marknadsledarskap för redovisnings- och faktureringslösningar inom segmentet små och medelstora företag även i molnvärlden. Med över 1 200 anställda på Haufe-Lexware och över en miljon kunder är Lexware ledande inom kommersiell programvara.
Mer än 2000 ledande företag förlitar sig redan på Billwerk+, den europeiska marknadsledaren för abonnemangshantering och betalningslösningar.
