Abonnementet er annulleret: Hvordan fakturerer man en kunde, der har opsagt sit abonnement midt i måneden?

Mulighed 1 i abonnementet annulleres: Faktura for hele måneden

Når abonnementet er blevet opsagt, er den enkleste løsning naturligvis at fakturere hele abonnementsmåneden. Mange virksomheder bruger denne strategi, fordi den giver dem mulighed for at fakturere

• Mere enkelt
• Det maksimale beløb

Ved første øjekast er denne mulighed den mest fordelagtige for dig, men ved nærmere eftersyn er der faldgruber, der lurer i skyggerne. Hovedproblemet er annulleringsmetoden, fordi virksomhederne er nødt til at strukturere flere processer omkring den. Der er en kylling og et æg-virvar – den interne annulleringsprocedure, som virksomheden vælger, afhænger af den eksterne metode, men den eksterne metode vælges ofte på grund af etablerede interne procedurer. Det er også en ægte salgspraksis.

Mange tjenester, f.eks. energiaftaler, internetudbydere eller avisabonnementer, kræver f.eks., at kunden sender opsigelsen pr. anbefalet brev. I dette tilfælde kan abonnementet ikke betragtes som opsagt, før opsigelsen er modtaget, hvilket gør det vanskeligt for kunden at forudsige den nøjagtige slutdato.

Denne form for administrativ omklamring kan få kunderne til at fortvivle, når de blot forsøger at afslutte deres abonnement. Og gør det i sidste ende håndteringen af dine aflysninger nemmere? Giver det overhovedet mening i denne digitale tidsalder, hvor de fleste tjenester kan opsiges med få klik?

Under alle omstændigheder er det vigtigt at formulere opsigelsesklausulerne klart i dine vilkår og betingelser. Nogle virksomheder synes bevidst at sløre deres metoder i tilfælde af opsigelse af abonnementer, hvilket kan føre til utilfredshed blandt kunder, som ofte ønsker fleksibilitet. Mens de kortsigtede virkninger (den endelige regning afspejler den maksimale afgift) synes at være mere fordelagtige, kan denne mulighed vise sig at have en problematisk virkning på kunderelationerne.

Mulighed 2 i abonnementet annulleres: Pro rata fakturering

Din anden mulighed er at fakturere abonnementets reelle varighed i den sidste salgsmåned. Dette kaldes pro rata temporis i faktureringsbranchen og indebærer en tilpasning af prisen i forhold til salgets varighed. Hvis et månedligt abonnement f.eks. opsiges den 15. i måneden, faktureres kunden kun for 15 dage i stedet for for hele måneden.

Denne fleksibilitet i forbindelse med annullering af abonnementer er værdsat af kunden, men kræver, at du har et system til øjeblikkelig annullering af abonnementer. Abonnementets slutdato skal registreres nøjagtigt for at kunne fakturere kunden korrekt, og ideelt set skal kundens adgang til tjenesten afbrydes på samme tidspunkt.

Denne mulighed har historisk set haft mange ulemper, men de er gradvist blevet udvisket af digitaliseringen. Efterhånden som vi begynder at udveksle oplysninger i realtid med vores kunder, er processen med at opsige abonnementet blevet enklere, og det er mere sandsynligt, at kunden vender tilbage. En enklere proces beroliger kunden med, at de har kontrollen, og at de ikke behøver at gå igennem alle mulige forhindringer, hvis de har brug for at opsige deres abonnement. Du ønsker ikke at afbryde forbindelsen med en kunde, bare fordi han/hun ønsker at afmelde sig, du ønsker at invitere ham/hende til at tilmelde sig igen senere!

Denne mulighed kan dog komplicere faktureringen med yderligere formler:

(pris for månedligt abonnement) x (pro rata temporis)

Pro rata temporis er en procentsats, der beregnes ved at:

(effektiv faktureringsperiode – i dage) / (samlet faktureringsperiode – i dage) x 100

Løsning med aflyst abonnement: Automatisk pro rata-fakturering

Heldigvis er der, hvor der er digitalisering, også automatisering. Billwerk+ benyttede sig af teknologien til at investere i pro rata-faktureringsmuligheder, netop som abonnementsøkonomien opstod. Vi har gjort det nemt for dig at bruge disse automatiseringer i vores faktureringsløsninger og undgå hovedpine ved manuelt at beregne hver enkelt kundes pro rata-faktura.

Hovedformålet med denne form for fakturering er at beholde kunder ved at invitere dem til at tilmelde sig igen lige så let, som de har afmeldt sig. Pro rata fungerer derfor lige så godt i begyndelsen som i slutningen – kunden kan starte et abonnement midt på måneden og kun betale for det, han/hun bruger.

Disse loyalitetsudfordringer er endnu mere afgørende i en tid, hvor forbrugernes vaner ændrer sig, især hvad angår kundernes tilknytning til de produkter, de køber. Ifølge en undersøgelse foretaget af Observatory of Consumer Behaviour (Odoxa) [1] er det kun 9 % af franskmændene, der virkelig bekymrer sig om at eje de varer, de forbruger, de bruger.

[1] kilde: (undersøgelse af abonnementsøkonomien, foretaget i marts 2018 af Observatory of Consumer Behaviour (Odoxa))