Hovedbogen er en af de bøger, der udgør det dobbelte bogholderi. Alle forretningstransaktioner fra tingbogen (journal) overføres til hovedbogen. Som følge heraf finder der her en faktuel rækkefølge af alle posteringer på hovedbogskonti sted. Dette er grundlaget for balancen ved årets udgang. I denne artikel vil vi gerne se nærmere på hovedemnet regnskab og især på emnet hovedbog.
I finansbogholderiet skelnes der mellem mindst to hovedbøger. Mens den grundlæggende hovedbog registrerer alle forretningstransaktioner i kronologisk rækkefølge, tilknytter hovedbogen alle posteringer til specifikke hovedkonti. Disse to hovedbøger er minimumskravet for et ordentlig regnskab. Derfor kaldes det også for dobbelt bogføring. Derudover er der også forskellige underregnskaber, der tjener som forklaringer på visse hovedbogskonti.
I det følgende vil vi gerne forklare hovedbogen mere detaljeret i en overordnet sammenhæng. En velforvaltet hovedbog fungerer jo kun i overensstemmelse hermed i samspil med de andre hovedbøger, som allerede er blevet nævnt.
Hovedbog – en klassifikation
Kvitteringerne
Registreringen af alle indtægter danner grundlaget for fordelingen og bogføringen af beløb på specifikke konti. Dette omfatter f.eks. alle udgående fakturaer, indgående fakturaer, kassebeviser og kontoudtog.
Grundbogen
På dette grundlag registreres alle forretningstransaktioner i kronologisk rækkefølge. Disse omfatter åbningsposter, løbende poster, forberedende afslutningsposter og selve afslutningsposterne. Disse overføres til matrikelregistret, også kaldet journal eller dagbog.
Hovedbog
En virksomheds controlling er kun komplet med hovedbogen. Efter at der allerede er sket en tidsmæssig fordeling, beskæftiger hovedbogen sig med den faktiske fordeling af alle forretningstransaktioner, der er registreret i tingbogen.
De underordnede hovedbøger
For at kunne foretage periodiseringer og afgrænsninger og for at få et bedre overblik over de enkelte poster i hovedbogen findes der også såkaldte underregnskaber. Eksempler herpå er lønbog, investeringsbog, hovedbog over løbende konti, kassebog og hovedbog over udgående fakturaer.
Hvilken betydning har hovedbogens betydning for controlling?
I Controlling er alle elementer i et regnskabssystem sammenfaldende. Kontoplanen oprettes, og alle forretningstransaktioner og deres bogføringer og konti overvåges her. En regnskabsafdeling (EDP), der arbejder med et professionelt regnskabsprogram, vil sandsynligvis ikke have meget med begrebet hovedbog at gøre, da hovedbogskontiene automatisk oprettes af systemet på grundlag af posteringer i tingbogen. Ikke desto mindre er det vigtigt at forstå princippet bag den.
Lovgiveren bestemmer f.eks., at hovedbogen tager hensyn til princippet om nærhed. Det betyder blot, at der skal være en debet/kreditsaldo. Det vil sige, at summen af debetposterne skal være lig med summen af kreditposterne.
Ved afslutningen af en regnskabsperiode (f.eks. et regnskabsår) skal resultatopgørelsen(P&L) og den afsluttende balance udarbejdes. Grundlaget for dette er hovedbogen, som automatisk oprettes af et regnskabsprogram eller -værktøj.
Hvad betyder hovedbogen for abonnementsøkonomien?
Forholdet til abonnementskunderne er i bund og grund baseret på konstant forandring. En dynamisk forretningsmodel skal derfor også afspejles i regnskaberne. En virksomhed med en abonnementsmodel ønsker ikke kun at etablere fleksible faktureringsmetoder, men også at tilbyde nye tjenester til kunden på en barrierefri og enkel måde for at maksimere indtjeningen.
Kort sagt bliver controllingverdenen mere og mere kompleks med hvert nyt abonnementsforhold og de løbende ændringer, der sker. Derfor er det så meget desto vigtigere at have et regnskabsprogram og et samlet system, der kan håndtere kompleks bogføring og samtidig give kunderne letforståelige individuelle opgørelser og informationer. Og i sidste ende skal balancen naturligvis også være korrekt, hvilket ikke kan opnås med en simpel Excel-liste.
Et andet vigtigt spørgsmål i abonnementsøkonomien er periodisering. F.eks. er forfaldsdatoerne sjældent sammenfaldende med den leverede tjenesteydelse. Dette er abonnementernes natur, og derfor er det så meget desto vigtigere, at dette krav kommer til udtryk i form af en korrekt ført hovedbog.
Konklusion: Det vigtigste er at få de rigtige tal
En foranderlig forretningsverden som abonnementsøkonomien er også underlagt dynamiske krav og kræver en særlig planlægning. Hovedbogen, eller bogføringen generelt, skal til enhver tid opfylde disse krav. Det er derfor vigtigt at udvikle en forståelse af de grundlæggende regnskabsprincipper, især for abonnementsvirksomheder.
En stor fordel er, at de vigtige regnskabsmæssige trin i dag overtages af regnskabsprogrammer, og du behøver ikke længere at stole på et Excel-værktøj til vigtige nøgletal.
