Huvudbok
Huvudboken är en av de böcker som ingår i dubbel bokföring. Alla affärstransaktioner från fastighetsregistret (journal) överförs till huvudboken. Detta innebär att en saklig ordning av alla bokningar till huvudbokskonton sker här. Detta är grunden för balansräkningen i slutet av året. I den här artikeln vill vi titta närmare på huvudämnet redovisning, och i synnerhet på huvudboken.
Vad är huvudboken?
I den finansiella redovisningen skiljer man mellan minst två huvudböcker. Medan den grundläggande huvudboken registrerar alla affärstransaktioner i kronologisk ordning, tilldelar huvudboken alla poster till specifika huvudkonton. Dessa två huvudböcker är minimikraven för en ordnad bokföring. Därför kallas den också för dubbel bokföring. Dessutom finns det olika underbokslut som fungerar som förklaringar till vissa huvudbokskonton.
I det följande vill vi förklara huvudboken mer i detalj i ett övergripande sammanhang. En välskött huvudbok fungerar trots allt endast i samspel med de andra huvudböcker som redan har nämnts.
Huvudboken – en klassificering
Kvitton
Registreringen av alla inkomster utgör grunden för fördelningen och bokföringen av beloppen på särskilda konton. Detta omfattar till exempel alla utgående fakturor, inkommande fakturor, kassakvitton och kontoutdrag.
Fastighetsregistret
På denna grund registreras alla affärstransaktioner i kronologisk ordning. Dessa omfattar öppningsposter, löpande poster, förberedande bokslutsposter och själva bokslutsposterna. Dessa överförs till fastighetsregistret, även kallat journal eller dagbok.
Huvudboken
Ett företags kontroll är komplett först med huvudboken. Efter att en tidsmässig fördelning redan har ägt rum, handlar huvudboken om den faktiska fördelningen av alla affärstransaktioner som registrerats i fastighetsregistret.
De underordnade huvudböckerna
För att kunna göra periodiseringar och för att få en bättre överblick över enskilda poster i huvudboken finns det också så kallade underböcker. Exempel på detta är lönebok, investeringsbok, löpande kontobokföring, kassabokföring och bokföring av utgående fakturor.
Vilken betydelse har huvudboken för kontrollen?
I Controlling sammanfaller alla delar av ett redovisningssystem. Kontoplanen skapas och alla affärstransaktioner och deras bokningar och konton övervakas här. En bokföringsavdelning som arbetar med ett professionellt bokföringsprogram har förmodligen inte mycket att göra med begreppet huvudbok, eftersom huvudbokskontona skapas automatiskt av systemet på grundval av posterna i fastighetsregistret. Det är dock viktigt att förstå principen bakom den.
Lagstiftaren föreskriver till exempel att huvudboken ska ta hänsyn till principen om närhet. Detta innebär helt enkelt att det måste finnas ett debet/kreditsaldo. Det vill säga summan av debetposterna måste vara lika med summan av kreditposterna.
I slutet av en redovisningsperiod (t.ex. ett räkenskapsår) ska resultaträkningen(P&L) och balansräkningen göras. Grunden för detta är huvudboken, som skapas automatiskt av ett bokföringsprogram eller -verktyg.
Vad betyder huvudboken för prenumerationsekonomin?
Förhållandet till abonnemangskunderna bygger i huvudsak på ständig förändring. En dynamisk affärsmodell måste därför också återspeglas i bokföringen. Ett företag med en affärsmodell med abonnemang vill ju inte bara införa flexibla faktureringsmetoder utan också erbjuda kunden nya tjänster på ett enkelt och hinderfritt sätt för att maximera vinsten.
Kort sagt blir kontrollvärlden alltmer komplex med varje nytt abonnemangsförhållande och dess ständiga förändringar. Därför är det ännu viktigare att ha ett bokföringsprogram och ett övergripande system som kan hantera komplex bokföring och samtidigt ge kunderna lättförståeliga individuella redogörelser och information. I slutändan måste naturligtvis även balansräkningen vara korrekt, vilket inte går att uppnå med en enkel Excel-lista.
En annan viktig fråga i prenumerationsekonomin är periodisering. Till exempel sammanfaller förfallodagarna sällan med tidpunkten för den tjänst som tillhandahålls. Detta är abonnemangens natur, och det är därför desto viktigare att detta krav visar sig i form av en korrekt förd huvudbok.
Slutsats: Det viktigaste är att få rätt siffror
En föränderlig affärsvärld som prenumerationsekonomin är också föremål för dynamiska krav och kräver särskild planering. Huvudboken, eller bokföringen i allmänhet, måste alltid uppfylla dessa krav. Det är därför viktigt att utveckla en förståelse för grundläggande redovisningsprinciper, särskilt för abonnemangsföretag.
En stor fördel är att de viktiga bokföringsåtgärderna numera tas över av bokföringsprogrammen och att du inte längre behöver förlita dig på ett Excel-verktyg för viktiga nyckeltal.
