Das Hauptbuch ist eines der Bücher, aus denen die doppelte Buchführung besteht. Alle Geschäftsvorgänge aus dem Grundbuch (Journal) werden in das Hauptbuch übertragen. Hier findet also eine sachliche Ordnung aller Buchungen auf Hauptbuchkonten statt. Dies ist die Grundlage für die Bilanz am Ende des Jahres. In diesem Artikel möchten wir das Hauptthema der Buchhaltung und insbesondere das Thema Hauptbuch näher beleuchten.
In der Finanzbuchhaltung wird zwischen mindestens zwei Büchern unterschieden. Während das Hauptbuch alle Geschäftsvorgänge in chronologischer Reihenfolge aufzeichnet, werden im Hauptbuch alle Buchungen bestimmten Sachkonten zugeordnet. Diese beiden Bücher sind die Mindestvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung. Aus diesem Grund wird sie auch als doppelte Buchführung bezeichnet. Darüber hinaus gibt es verschiedene Nebenbücher, die als Erläuterung zu bestimmten Hauptbuchkonten dienen.
Im Folgenden möchten wir das Hauptbuch in einem Gesamtzusammenhang näher erläutern. Schließlich funktioniert ein gut geführtes Hauptbuch nur im Zusammenspiel mit den anderen bereits erwähnten Hauptbüchern entsprechend.
Das Hauptbuch – eine Klassifizierung
Die Quittungen
Die Erfassung aller Einnahmen bildet die Grundlage für die Zuordnung und Buchung der Beträge auf bestimmte Konten. Dazu gehören z. B. alle Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge.
Das Grundbuch
Auf dieser Grundlage werden alle Geschäftsvorgänge in chronologischer Reihenfolge erfasst. Dazu gehören Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen, vorbereitende Abschlussbuchungen und die Abschlussbuchungen selbst. Diese werden in das Grundbuch, auch Journal oder Tagebuch genannt, übertragen.
Das Hauptbuch
Das Controlling eines Unternehmens ist erst mit dem Hauptbuch vollständig. Nachdem bereits eine zeitliche Zuordnung stattgefunden hat, befasst sich das Hauptbuch mit der sachlichen Zuordnung aller im Grundbuch eingetragenen Geschäftsvorfälle.
Die Nebenbücher
Um Abgrenzungen vornehmen zu können und um einen besseren Überblick über die einzelnen Positionen im Hauptbuch zu haben, gibt es auch sogenannte Nebenbücher. Beispiele hierfür sind das Lohnbuch, das Investitionsbuch, das Kontokorrentbuch, das Kassenbuch und das Rechnungsausgangsbuch.
Welche Bedeutung hat das Hauptbuch für das Controlling?
Im Controlling fallen alle Elemente eines Rechnungswesens zusammen. Der Kontenplan wird erstellt und alle Geschäftsvorgänge und deren Buchungen und Konten werden hier überwacht. Eine Buchhaltungsabteilung (EDV), die mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm arbeitet, wird mit dem Begriff Hauptbuch wahrscheinlich wenig zu tun haben, da die Hauptbuchkonten vom System automatisch auf der Grundlage der Grundbucheinträge erstellt werden. Dennoch ist es wichtig, das Prinzip dahinter zu verstehen.
So schreibt der Gesetzgeber beispielsweise vor, dass das Hauptbuch dem Grundsatz der Geschlossenheit Rechnung trägt. Das bedeutet einfach, dass ein Soll-/Habensaldo vorhanden sein muss. Das heißt, die Summe der Sollposten muss der Summe der Habenposten entsprechen.
Am Ende einer Rechnungsperiode (z. B. eines Geschäftsjahres) sind die Gewinn- und Verlustrechnung(GuV) und die Schlussbilanz fällig. Grundlage dafür ist das Hauptbuch, das von einem Buchhaltungsprogramm oder -tool automatisch erstellt wird.
Was bedeutet das Hauptbuch für die Abonnementwirtschaft?
Die Beziehung zu Abonnementkunden basiert im Wesentlichen auf ständigem Wandel. Ein dynamisches Geschäftsmodell muss sich daher auch in der Rechnungslegung widerspiegeln. Schließlich will ein Unternehmen mit einem Abo-Geschäftsmodell nicht nur flexible Abrechnungsmodalitäten etablieren, sondern dem Kunden auch neue Dienste barrierefrei und einfach anbieten, um den Gewinn zu maximieren.
Kurzum, die Welt des Controllings wird mit jeder neuen Abonnementbeziehung und ihren ständigen Veränderungen immer komplexer. Umso wichtiger ist es, ein Buchhaltungsprogramm und ein Gesamtsystem zu haben, das die komplexe Buchhaltung bewältigen kann und gleichzeitig den Kunden leicht verständliche Einzelabrechnungen und Informationen liefert. Und natürlich muss am Ende auch die Bilanz stimmen, was mit einer einfachen Excel-Liste nicht zu erreichen ist.
Ein weiteres wichtiges Thema in der Abonnementwirtschaft ist die Periodenabgrenzung. So stimmen beispielsweise die Fälligkeitstermine nur selten mit den Terminen der erbrachten Leistungen überein. Dies liegt in der Natur von Abonnements, und es ist daher umso wichtiger, dass sich diese Anforderung in Form eines genau geführten Hauptbuchs manifestiert.
Schlussfolgerung: Die Hauptsache ist, dass die Zahlen stimmen
Auch eine wechselhafte Geschäftswelt wie die Subscription Economy unterliegt dynamischen Anforderungen und bedarf einer besonderen Planung. Das Hauptbuch bzw. die Buchhaltung im Allgemeinen muss diese Anforderungen jederzeit erfüllen. Die Entwicklung eines Verständnisses der grundlegenden Rechnungslegungsprinzipien ist daher unerlässlich, insbesondere für Abonnementunternehmen.
Ein großer Vorteil ist, dass die wichtigen Buchhaltungsschritte heute von Buchhaltungsprogrammen übernommen werden und man für wichtige Kennzahlen nicht mehr auf ein Excel-Tool angewiesen ist.
