Mon système de facturation est-il vraiment conforme à la loi anti-fraude ?

Depuis le 1er janvier 2018, en France, la loi anti-fraude impose l’utilisation de logiciels de comptabilité et de gestion répondant à certains critères. Mais de quelle manière pouvez-vous être sûr que le mode de facturation respecte réellement ces différents points à ce jour ?

Qui est concerné par cette loi anti-fraude ?

Même si cette loi anti-fraude a été mise en place à partir de 2018, elle est en réalité présente dans l’article 88 de la loi française 2015-1785 du 29 décembre 2015. Plus précisément, ce règlement s’applique à toute entreprise assujettie à la TVA.

Cette mesure a été dans un premier temps, votée avant d’autres, pour améliorer la collecte de la TVA et mieux lutter contre la fraude fiscale. Un rapport de la Commission européenne a estimé qu’en 2018, près de 15 milliards d’euros manquaient encore à la collecte de cette taxe. Cet écart entre les recettes attendues et les recettes perçues devrait donc se réduire au fil des ans grâce à un contrôle rigoureux des activités financières des entreprises. Afin d’obtenir une meilleure vision des flux de trésorerie des entreprises européennes, il est désormais obligatoire pour elles d’utiliser des logiciels de comptabilité et de gestion certifiés.

La technologie numérique a fait passer la comptabilité à un nouveau stade d’évolution. Les entreprises fonctionnent sur deux niveaux, l’un physique et l’autre numérique, ce qui peut entraîner l’opacité de certaines opérations. Alors que la numérisation n’a cessé de progresser, la confiance dans le monde numérique s’est accrue et est naturellement devenue l’environnement privilégié des entreprises tournées vers l’avenir. Une normalisation de ces nouvelles pratiques sera donc la prochaine étape, afin de rendre lisibles les activités des organisations susceptibles de faire l’objet d’un contrôle fiscal.

En effet, l’approche de la technologie numérique offre de grandes possibilités, mais elle peut exploiter diverses failles et la législation anti-fraude s’y oppose. 4 principaux critères de conformité doivent être pris en compte. Dans le texte de loi, cet impératif est précisément formulé comme suit :  » Toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistre les paiements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse enregistreuse doit utiliser un logiciel ou un système qui satisfait aux conditions suivantes . inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage de données en vue d’un contrôle par les autorités fiscales. Passons en revue ces 4 grands principes tout en examinant comment BILLWERK+ les a respectés.

Inaltérabilité

Il est précisé que  » le logiciel […] doit enregistrer toutes les données originales du règlement. Il doit conserver ces données originales enregistrées et les rendre inaltérables ». L’idée derrière ce concept d’inaltérabilité est qu’il n’est pas possible de revenir à un document qui a déjà été validé pour corriger certains champs.

Cela n’empêche pas de modifier une facture à la suite d’une erreur ou d’une modification de la transaction. L’inaltérabilité garantit simplement que le document garde la trace de ses modifications ou annulations. Par exemple, cela pourrait se faire à l’intérieur du document lui-même, avec des opérations successives « plus » et « moins » qui sont ajoutées au fur et à mesure des modifications. Avec BILLWERK+, les documents eux-mêmes représentent l’historique d’une transaction : par exemple, lorsque vous souhaitez corriger une facture déjà envoyée, ou même l’annuler, vous pouvez créer une note de crédit qui sera ensuite jointe à la première facture.

Sécuriser

Il est mentionné que  » le logiciel […] doit sécuriser les données originales, l’enregistrement des données modifiées et les données permettant la production des pièces justificatives délivrées « . La protection des données est en effet plus que jamais au cœur des différents enjeux du numérique.

En tant que solution développée au sein de Salesforce, BILLWERK+ bénéficie d’un cadre de confiance pour héberger vos données de facturation dans un cloud ultra-sécurisé. Le texte de la loi anti-fraude appelle également à la vigilance de vos propres équipes lors de l’utilisation du logiciel, notamment lors des périodes de formation. BILLWERK+ vous protège doublement contre ces risques grâce à son système de licences. Distribués avec parcimonie, ils accordent un ensemble d’autorisations en fonction du poste occupé dans l’entreprise.

De plus, la version d’essai gratuite de BILLWERK + est également un environnement de test idéal pour se familiariser avec la solution tout en gardant vos données sécurisées.

Archivage et conservation

Pour ce dernier point, il est mentionné que  » la procédure d’archivage a pour objet de figer les données et d’attribuer une date certaine aux documents archivés. Elle doit garantir l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données de règlement initiales à partir desquelles elles sont créées. » Dans le cas de la facturation, cette exigence se retrouve dans l’article L123-22 du Code de commerce, qui impose de conserver les documents comptables pendant une durée de 10 ans.

BILLWERK+ stocke naturellement tous vos documents dans le cloud Salesforce CRM, évitant ainsi toute perte éventuelle ou tout coût supplémentaire généré par un stockage physique. Néanmoins, si vous le souhaitez, il est possible d’extraire vos données de facturation afin d’assurer un double archivage.

Les 4 points soulevés par la loi anti-fraude sont donc des facteurs de transparence et ne doivent pas être considérés comme des obstacles à l’évolution. Ils constituent de véritables leviers d’amélioration pour les entreprises qui se sont timidement engagées sur la voie de la digitalisation. Et dans le cas particulier de la facturation, ils font précisément partie des arguments en faveur d’un changement de logiciel pour profiter de ce que la technologie a à offrir.

Pour renforcer la lutte contre la fraude, la loi prévoit également diverses obligations de facturation électronique d’ici 2024. BILLWERK+ suit de près ces évolutions afin de vous proposer une solution qui soit à la fois conforme à la législation et aux tendances les plus innovantes que les portes du numérique ouvrent.