Är mitt faktureringssystem verkligen förenligt med lagen om bedrägeribekämpning?

Sedan den 1 januari 2018 kräver lagen om bedrägeribekämpning i Frankrike att man använder bokförings- och förvaltningsprogram som uppfyller vissa kriterier. Men på vilket sätt kan du vara säker på att faktureringssättet verkligen respekterar dessa olika punkter hittills?

Vem berörs av denna lag om bedrägeribekämpning?

Även om denna lag om bedrägeribekämpning infördes 2018 finns den faktiskt i artikel 88 i den franska lagen 2015-1785 av den 29 december 2015. Närmare bestämt gäller denna förordning alla företag som är skyldiga att betala mervärdesskatt.

Denna åtgärd var en början, som röstades fram före andra, för att förbättra uppbörden av mervärdesskatt och bättre bekämpa skattebedrägerier. I en rapport från Europeiska kommissionen uppskattas det att det 2018 fortfarande saknades nästan 15 miljarder euro från uppbörden av denna skatt. Denna skillnad mellan förväntade och uppburna intäkter bör därför minska under åren tack vare en strikt kontroll av företagens finansiella verksamhet. För att få en bättre överblick över de europeiska företagens kassaflöden är det numera obligatoriskt för dem att använda certifierade redovisnings- och förvaltningsprogram.

Den digitala tekniken har fört bokföringen till ett nytt utvecklingsstadium. Företagen har arbetat på två nivåer, en fysisk och en digital, vilket kan leda till att vissa verksamheter blir ogenomskinliga. Samtidigt som digitaliseringen har fortsatt att utvecklas har förtroendet för den digitala världen ökat och den har på ett naturligt sätt blivit den föredragna miljön för framtidsinriktade företag. Nästa steg är därför att standardisera dessa nya metoder för att göra verksamheten i organisationer som kan bli föremål för en skatterevision läsbar.

Den digitala tekniken erbjuder stora möjligheter, men den kan också utnyttja olika kryphål och lagstiftningen mot bedrägerier bekämpar detta. Fyra huvudkriterier för överensstämmelse måste beaktas. I lagtexten formuleras detta krav exakt på följande sätt: ”Varje mervärdesskatteskyldig person som registrerar betalningar från kunder med hjälp av ett bokförings- eller förvaltningsprogram eller ett kassasystem måste använda ett program eller ett system som uppfyller villkoren i följande punkter oändbarhet, säkerhet, bevarande och arkivering av uppgifter i syfte att kontrolleras av skattemyndigheterna. Låt oss gå igenom dessa fyra huvudprinciper för bedrägeribekämpning och undersöka hur BILLWERK+ har respekterat dem.

Lagstiftning om bedrägeribekämpning: Oförändringsbarhet

Det anges att ”programvaran […] skall registrera alla ursprungliga uppgifter om avveckling. Den ska hålla dessa ursprungliga uppgifter registrerade och göra dem oföränderliga”. Tanken bakom begreppet oföränderlighet är att det inte är möjligt att gå tillbaka till ett dokument som redan har validerats för att korrigera vissa fält.

Detta hindrar inte att en faktura ändras till följd av ett fel eller en ändring i transaktionen. Inalterability säkerställer bara att dokumentet håller reda på sina ändringar eller upphävanden. Det kan till exempel vara i själva dokumentet, med successiva ”plus”- och ”minus”-operationer som läggs till när ändringar görs. Med BILLWERK+ representerar dokumenten själva transaktionshistoriken: När du till exempel vill korrigera en faktura som redan skickats, eller till och med annullera den, kan du skapa en kreditnota som sedan bifogas den första fakturan.

Lagstiftning om bedrägeribekämpning: Säkerställande av

Det nämns att ”programvaran […] måste säkra de ursprungliga uppgifterna, registreringen av de ändrade uppgifterna och de uppgifter som gör det möjligt att visa upp de utfärdade styrkande handlingarna”. Dataskydd är mer än någonsin en central fråga för de olika digitala utmaningarna.

BILLWERK+ är en lösning som utvecklats inom Salesforce och har en pålitlig ram för att hysa dina faktureringsdata i ett ultrasäkert moln. I lagtexten om bedrägeribekämpning uppmanas också era egna lag att vara vaksamma när de använder programvaran, särskilt under träningsperioder. BILLWERK+ skyddar dig dubbelt mot dessa risker tack vare sitt licenssystem. De delas ut sällan och ger en uppsättning behörigheter beroende på vilken position man har i företaget.

Dessutom är den kostnadsfria testversionen av BILLWERK + en idealisk testmiljö för att bekanta dig med lösningen samtidigt som dina data skyddas.

Arkivering och bevarande

När det gäller den sista punkten nämns att ”syftet med arkiveringsförfarandet är att frysa uppgifterna och att tilldela de arkiverade dokumenten ett visst datum. Det måste säkerställa att de producerade arkiven är intakta över tiden och att de överensstämmer med de ursprungliga avräkningsuppgifter från vilka de har skapats.” När det gäller fakturering återfinns detta krav i artikel L123-22 i den franska handelslagen, där det föreskrivs att bokföringshandlingar ska bevaras i tio år.

BILLWERK+ lagrar naturligtvis alla dina dokument i Salesforce CRM-molnet, vilket gör att du undviker eventuella förluster eller extra kostnader för fysisk lagring. Om du vill är det dock möjligt att extrahera dina faktureringsuppgifter för att säkerställa en dubbel arkivering.

De fyra punkter som tas upp i lagen om bedrägeribekämpning är därför faktorer för öppenhet och bör inte betraktas som hinder för utveckling. De är verkliga hävstänger för förbättringar för företag som blygsamt har gett sig in på digitaliseringens väg. Och i det särskilda fallet med fakturering är de just en del av argumenten för att byta programvara för att dra nytta av vad tekniken har att erbjuda.

För att stärka bedrägeribekämpningen innebär lagen om bedrägeribekämpning också olika skyldigheter att fakturera elektroniskt senast 2024. BILLWERK+ följer noga denna utveckling för att kunna erbjuda dig en lösning som samtidigt är i linje med lagstiftningen och de mest innovativa trender som de digitala dörrarna öppnar.