Entspricht mein Abrechnungssystem wirklich dem Betrugsbekämpfungsgesetz?

Seit dem 1. Januar 2018 schreibt das französische Gesetz zur Betrugsbekämpfung die Verwendung von Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware vor, die bestimmte Kriterien erfüllt. Aber wie können Sie sicher sein, dass die Art und Weise der Rechnungsstellung diese verschiedenen Punkte auch wirklich beachtet?

Wer ist von diesem Betrugsbekämpfungsgesetz betroffen?

Auch wenn dieses Betrugsbekämpfungsgesetz erst 2018 in Kraft getreten ist, ist es bereits in Artikel 88 des französischen Gesetzes 2015-1785 vom 29. Dezember 2015 enthalten. Genauer gesagt gilt diese Verordnung für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen.

Diese Maßnahme wurde zunächst vor anderen abgestimmt, um die Erhebung der Mehrwertsteuer zu verbessern und Steuerbetrug besser zu bekämpfen. Einem Bericht der Europäischen Kommission zufolge fehlten im Jahr 2018 noch immer fast 15 Milliarden Euro bei der Erhebung dieser Steuer. Diese Diskrepanz zwischen den erwarteten und den eingenommenen Einnahmen dürfte sich daher im Laufe der Jahre dank einer strengen Kontrolle der finanziellen Aktivitäten der Unternehmen verringern. Um einen besseren Überblick über die Zahlungsströme der europäischen Unternehmen zu erhalten, ist die Verwendung von zertifizierter Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware für sie obligatorisch geworden.

Die Digitaltechnik hat das Rechnungswesen auf eine neue Evolutionsstufe gebracht. Die Unternehmen arbeiten auf zwei Ebenen, einer physischen und einer digitalen, was dazu führen kann, dass bestimmte Vorgänge undurchsichtig sind. Während die Digitalisierung weiter voranschreitet, ist das Vertrauen in die digitale Welt gewachsen und natürlich zum bevorzugten Umfeld für zukunftsorientierte Unternehmen geworden. Daher wird eine Standardisierung dieser neuen Praktiken der nächste Schritt sein, um die Aktivitäten von Organisationen, die einer Steuerprüfung unterzogen werden könnten, nachvollziehbar zu machen.

Die digitale Technologie bietet zwar große Chancen, aber sie kann auch verschiedene Schlupflöcher ausnutzen, und die Rechtsvorschriften zur Betrugsbekämpfung wirken dem entgegen. Es müssen 4 Hauptkriterien für die Einhaltung der Vorschriften berücksichtigt werden. Im Gesetzestext wird dieses Gebot wie folgt präzise formuliert: „Jeder Mehrwertsteuerpflichtige, der Zahlungen von Kunden mit Hilfe einer Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware oder eines Kassensystems erfasst, muss eine Software oder ein System verwenden, die bzw. das die Bedingungen der Unveränderlichkeit, Sicherheit, Erhaltung und Archivierung der Daten im Hinblick auf eine Kontrolle durch die Steuerbehörden. Betrachten wir diese 4 Hauptprinzipien und untersuchen wir, wie BILLWERK+ sie beachtet hat.

Unveränderlichkeit

Es wird festgelegt, dass „die Software […] alle ursprünglichen Abrechnungsdaten aufzeichnen muss. Sie muss diese ursprünglichen Daten aufbewahren und unveränderbar machen“. Die Idee hinter diesem Konzept der Unveränderbarkeit ist, dass es nicht möglich ist, zu einem bereits validierten Dokument zurückzukehren, um bestimmte Felder zu korrigieren.

Dies verhindert jedoch nicht, dass eine Rechnung aufgrund eines Fehlers oder einer Änderung des Vorgangs geändert werden kann. Die Unveränderlichkeit stellt lediglich sicher, dass das Dokument seine Änderungen oder Stornierungen festhält. Dies könnte zum Beispiel innerhalb des Dokuments selbst geschehen, mit aufeinander folgenden „Plus“- und „Minus“-Operationen, die bei Änderungen hinzugefügt werden. Mit BILLWERK+ stellen die Dokumente selbst die Historie einer Transaktion dar: Wenn Sie beispielsweise eine bereits versandte Rechnung korrigieren oder sogar stornieren möchten, können Sie eine Gutschrift erstellen, die dann an die erste Rechnung angehängt wird.

Sichern

Es wird erwähnt, dass „die Software […] die Originaldaten, die Aufzeichnung der geänderten Daten und die Daten, die die Erstellung der ausgestellten Belege ermöglichen, sichern muss“. Der Datenschutz steht in der Tat mehr denn je im Mittelpunkt der verschiedenen digitalen Herausforderungen.

Als eine innerhalb von Salesforce entwickelte Lösung profitiert BILLWERK+ von einem vertrauenswürdigen Rahmen, um Ihre Rechnungsdaten in einer hochsicheren Cloud zu hosten. Der Text des Betrugsbekämpfungsgesetzes fordert auch die Wachsamkeit Ihrer eigenen Teams bei der Nutzung der Software, insbesondere während der Ausbildungszeiten. BILLWERK+ schützt Sie dank seines Lizenzierungssystems doppelt vor diesen Gefahren. Sie werden sparsam verteilt und gewähren je nach Position im Unternehmen eine Reihe von Berechtigungen.

Darüber hinaus ist die kostenlose Testversion von BILLWERK + auch eine ideale Testumgebung, um sich mit der Lösung vertraut zu machen, während Ihre Daten geschützt bleiben.

Archivierung und Aufbewahrung

Zu diesem letzten Punkt heißt es: „Der Zweck des Archivierungsverfahrens besteht darin, die Daten einzufrieren und den archivierten Dokumenten ein bestimmtes Datum zuzuordnen. Es muss die zeitliche Integrität der erstellten Archive und ihre Übereinstimmung mit den ursprünglichen Abrechnungsdaten, aus denen sie erstellt wurden, gewährleisten“. Im Falle der Rechnungslegung findet sich diese Anforderung im Artikel L123-22 des französischen Handelsgesetzbuchs, der die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren vorschreibt.

Billwerk+ speichert natürlich alle Ihre Dokumente in der Salesforce CRM-Cloud und vermeidet so jeglichen Verlust oder zusätzliche Kosten, die durch physische Lagerung entstehen. Dennoch ist es möglich, Ihre Rechnungsdaten auf Wunsch zu extrahieren, um eine doppelte Archivierung zu gewährleisten.

Die vier Punkte des Betrugsbekämpfungsgesetzes sind daher Faktoren der Transparenz und sollten nicht als Hindernisse für die Entwicklung betrachtet werden. Sie sind ein echter Hebel für Verbesserungen für Unternehmen, die sich zaghaft auf den Weg der Digitalisierung gemacht haben. Und im speziellen Fall der Rechnungsstellung sind sie genau Teil der Argumente für einen Wechsel der Software, um die Vorteile der Technologie zu nutzen.

Um die Betrugsbekämpfung zu verstärken, sieht das Gesetz auch verschiedene Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung bis 2024 vor. BILLWERK+ verfolgt diese Entwicklungen genau, um Ihnen eine Lösung anbieten zu können, die gleichzeitig mit der Gesetzgebung und den innovativsten Trends, die die digitalen Türen öffnen, in Einklang steht.