Finanzbuchhaltung Übersicht
Die Finanzbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle Geschäftsvorgänge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, d. h. alle Kosten und Erträge. In größeren Unternehmen wird auch zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unterschieden, da beide Prozesse (Kosten- und Ertragserfassung) unabhängig voneinander durchgeführt werden können. Ein Controlling, das die Finanzbuchhaltung überwacht, ist jedoch von entscheidender Bedeutung. In diesem Dossier erläutern wir die Rolle einer transparenten und korrekten Finanzbuchhaltung - insbesondere für die Abonnementwirtschaft.
- Was ist Finanzbuchhaltung?
- Was sind die Hauptaufgaben der Finanzbuchhaltung?
- Was sind die Anforderungen an eine GoBD-konforme Finanzbuchhaltung?
- Was bedeutet dies für die Abonnementwirtschaft?
- Fazit: Eine korrekte Finanzbuchhaltung ist das A und O - darf aber nicht zum Mittelpunkt des Unternehmens werden
Was ist Finanzbuchhaltung?
Die Grundlage für die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ist die so genannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sowie die Bilanz. Grundlage dafür sind die Buchungen aller Finanzströme. Dabei sind zwei Kriterien zu berücksichtigen:
- Die Reihenfolge muss chronologisch sein
- Je nach Art der unternehmerischen Transaktion wird faktisch eine Bestellung durchgeführt
Das Ergebnis einer Finanzbuchhaltung ist der Jahresabschluss. D.h. es wird eine Gewinn- und Verlustrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben sowie eine Bilanz erstellt.
Nach § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) ist die kaufmännische Buchführung grundsätzlich für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Der Umfang, in dem dies geschehen muss, hängt von der Größe des Unternehmens ab. Nur Freiberufler und Unternehmen, die weniger als 60.000 Euro Gewinn (oder 600.000 Euro Umsatz) machen, sind von der klassischen Buchführungspflicht befreit – sie sind von der doppelten Buchführungspflicht befreit.
Dennoch müssen die Unternehmen auch ihren Gewinn ermitteln und eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung bei den Steuerbehörden/Finanzamt einreichen.
Was sind die Hauptaufgaben der Finanzbuchhaltung?
Am Anfang einer korrekten Finanzbuchhaltung sollte eine Bedarfsplanung stehen, auch Enterprise Resource Planning (ERP) genannt. Dabei handelt es sich um eine Art Prognoserechnung mit dem Ziel, alle betrieblichen Aufgaben rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dazu gehören z. B. Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material, Technologie und vieles mehr.
Die 5 wichtigsten Aufgaben:
Aufzeichnung und Dokumentation aller Geschäftsvorgänge
Jeder Unternehmer, der zur Finanzbuchhaltung verpflichtet ist, muss alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren, in der Regel in Form von Belegen. Dies ist die Grundlage für jede Steuerfestsetzung sowie für eine spätere unregelmäßige Prüfung.
Die Erstellung einer Bilanz
Alle Schulden- und Vermögensbestände werden für die Bilanz dokumentiert. Diese Daten sind wichtige Informationen für Gläubiger, Aktionäre und Außenstehende.
Die Ermittlung der Vorratsveränderungen
Wenn sich Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten geändert haben, werden diese in einer Aufstellung der Bestandsveränderungen erfasst.
Die Gewinnermittlung (P&L)
Grundlage der Gewinn- und Verlustrechnung ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle.
Die Besteuerung des Unternehmenserfolgs
Die Besteuerung des Unternehmenserfolgs kann auf der Grundlage der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgen. Erfolg ist nicht immer positiv zu verstehen. Wenn am Ende ein Verlust in der Gewinn- und Verlustrechnung steht, spricht man von einem negativen Erfolg.
Dies muss im Rahmen einer Rechnungsperiode bestimmt werden. D.h. die Daten und Dokumente im Zeitraum zwischen zwei Jahresabschlüssen. Hier wird wieder zwischen verschiedenen Abschlüssen unterschieden. Es gibt den Jahresabschluss, der am Ende des Steuerjahres erstellt wird. Es gibt aber auch vierteljährliche und monatliche Abschlüsse, deren Abrechnungszeitraum drei Monate bzw. einen Monat umfasst.
Was sind die Anforderungen an eine GoBD-konforme Finanzbuchhaltung?
Um eine GoBD-konforme Finanzbuchhaltung zu führen, müssen einige Regeln beachtet werden. Wichtig ist, dass jeder Geschäftsvorgang einer Buchungsperiode zugeordnet werden muss. Alle Geschäftsvorgänge innerhalb eines Buchungszeitraums müssen im Buchhaltungssystem erfasst werden. Ein Geschäftsvorgang ist eine Buchung, z. B. ein Ertrag oder ein Aufwand auf einem Konto.
Geschäftsvorfälle werden auf verschiedenen Konten verbucht. Nach jedem Abrechnungszeitraum (z. B. Monat oder Quartal) werden die Konten abgeschlossen. Sobald eine Buchungsperiode abgeschlossen ist, können die Einträge dieser Periode nicht mehr geändert werden. Sobald der Abrechnungszeitraum abgeschlossen ist, kann er an den Steuerberater oder das Finanzamt geschickt werden. Dabei müssen die gesetzlichen Fristen strikt eingehalten werden.
Was bedeutet dies für die Abonnementwirtschaft?
Unternehmer in der Abonnementwirtschaft wissen, dass besondere Anforderungen an ihre Finanzbuchhaltung gestellt werden. Das Schreiben von Rechnungen über Buchhaltungsprogramme oder in Excel ist eine Sache, die Zusammenführung der verschiedenen Leistungsdatenströme eine andere. Wo wird die Umsatzsteuer verbucht? Welches sind die verbrauchsabhängigen Güter und inwieweit lassen sich die Hardwarekosten beziffern?
Eine Warenwirtschaft sowie ein transparentes und integriertes Controlling sind daher unabdingbar, um den dynamischen Geschäftsprozessen Rechnung zu tragen und auch einer möglichen Steuer- oder Wirtschaftsprüfung jederzeit standzuhalten.
Eine logisch strukturierte und cloudbasierte Finanzbuchhaltungssoftware ist daher eine wichtige Grundlage für die Finanzbuchhaltung in der Abonnementwirtschaft. Hier gibt es viele gute Anbieter, die sich an den jeweiligen Bedürfnissen orientieren. Welche Module sind im Buchhaltungsprogramm enthalten? Gibt es nur einen Benutzer oder mehrere? Welches Warenwirtschaftssystem kann integriert werden? Welche Arten von Jahresabschlüssen unterstützt die Software? Ist die Umsatzsteuervoranmeldung integriert? Welche Unterstützung erhalte ich im Rahmen des Programms? Ähnlich wie der Materialbedarf sollte auch der Bedarf für die Buchhaltung zunächst ermittelt werden, bevor eine geeignete Buchhaltungssoftware gesucht wird.
Auch die Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen ist ein nicht zu unterschätzender Faktor für die gesamte Rechnungslegung und Buchführung. Eine Abo-Verwaltung mit Integrationen zu bestehenden Buchhaltungsprogrammen ist daher gerade in der Abo-Wirtschaft entscheidend für den Erfolg.
Fazit: Eine korrekte Finanzbuchhaltung ist das A und O – darf aber nicht zum Mittelpunkt des Unternehmens werden
Gerade im Online-Abonnementgeschäft ist eine schnelle, dynamische und effiziente Finanzbuchhaltung in der Buchhaltung entscheidend für den Geschäftserfolg. Mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm sollte dies kein Problem sein. Bei der Gründung eines neuen Unternehmens ist es jedoch zunächst wichtig, sich mit den grundlegenden Aufgaben der Buchführung und Rechnungslegung vertraut zu machen, gefolgt von der Frage, wer sich darum kümmern kann.
Um einer vollständigen und korrekten FiBu gerecht zu werden, sollte sich eine extra für diese zuständige Person (wie z.B. Finanzbuchhalter) oder sogar Abteilung, zumindest ein Finanzamt, der Sache annehmen, um nicht den Überblick zu verlieren. Nur so lässt sich die Basis für ein transaktions- und abonnementbasiertes Geschäft schaffen .
