Överensstämmelse med GoBD
GoBD är en skatteförordning som utfärdades den 14 november 2014 och står för principer för korrekt förvaring och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form samt för tillgång till uppgifter (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff på tyska). Det som låter som ett komplicerat ordmonster är i själva verket lättare för företagen att genomföra än vad namnet på den administrativa bestämmelsen antyder. Det är det federala finansministeriet (BMF) som har utarbetat dessa principer. Den ska förstås som en reaktion på den bokföringsmässiga verkligheten i dagens företag. Elektronisk bokföring är trots allt dagens levande digitalisering på de tyska företagens ekonomiavdelningar. De ovannämnda principerna är dock inte en självklarhet utan elementära och bindande för alla skattebetalare i landet. GoBD ersatte GDPdU (principer för tillgång till uppgifter och kontrollbarhet av digitala handlingar, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen på tyska) som trädde i kraft 2002. Dess innehåll blev dock inte alls föråldrat, utan slogs samman med dess efterföljare.
GoBD Compliance – vad behöver du verkligen veta?
I princip påverkar efterlevnaden av GoBD alla skattebetalare i Tyskland – särskilt företag.
Pappersfakturor hör alltmer till det förflutna och e-fakturor blir alltmer vanliga – i alla fall för dem som bedriver prenumerationsverksamhet. Kraven för efterlevnad av GoBD är inte riktigt begripliga för många företagare vid första anblicken. En närmare granskning visar dock att många krav är ganska begripliga. Digitaliserade fakturaunderlag måste till exempel:
- vara begripliga och kontrollerbara
- registreras tydligt och i följd
- vara fullständig.
- vara korrekt
- bokförs i företagets bokföring i tid
- vara sorterade
- och vara oföränderlig
De flesta av de nämnda punkterna talar för sig själva, men vi skulle vilja lyfta fram två punkter eftersom de har stora konsekvenser för efterlevnaden av GoBD.
Överensstämmer med GoBD – Bokning i rätt tid
Det får inte ta en evighet att skriva in kvitton. Bokningar som inte är kontanta måste registreras inom tio dagar, medan kontanta bokningar till och med måste registreras dagligen. Periodiska bokningar måste däremot bokas i slutet av månaden.
GoBD Överensstämmelse i arkiveringen
Fakturor som överensstämmer med GoBD måste lagras på ett verifierbart sätt. Detta innebär att de inte får ändras och att de måste vara förfalskningssäkra. Konkret innebär detta att varje digital faktura (t.ex. en PDF-fil, en XRechnung eller en ZUGFeRD-faktura ) inte får kunna skrivas över och måste lagras i minst tio år.
Samtidigt måste den vara organiserad så att den kan hittas på kortast möjliga tid (högst tre veckor) och göras tillgänglig för skattemyndigheten eller revisorn. Här skiljer man mellan direkt dataåtkomst (dvs. direkt tillgång till redovisningssystemet), indirekt dataåtkomst (skattebetalaren utvärderar först och ger revisorn läsrättigheter) och överföring av datamedier (t.ex. på en CD eller DVD). Den sistnämnda varianten är faktiskt fortfarande den vanligaste metoden som skattemyndigheterna använder.
Fördelarna med GoBD-överensstämmelse
Fördelarna med elektronisk bokföring och revisionsskyddad arkivering är uppenbara. Det är inte längre nödvändigt att arkivera papper, utan det är inte längre obligatoriskt att lagra e-postmeddelanden om företaget har valt systematisk elektronisk fakturering – såvida det inte har ingåtts tilläggsavtal via e-post som inte framgår av fakturan. I detta fall måste e-postmeddelandena bevaras i elektronisk form. Företag som använder GoBD-kompatibla databehandlingssystem är också på den säkra sidan när det gäller hela förfarandedokumentationen, den allmänna dataskyddsförordningen (DSGVO på tyska) och lagen om genomförande av redovisningsdirektivet(BilRUG på tyska).
GoBD-överensstämmelse för prenumerationsekonomin
Spårbarhet och ordning av kvitton är viktigt för alla företag. I prenumerationsverksamheten är komplexiteten också högre på grund av de helt automatiserade processerna. Även om det inte finns några separata principer i prenumerationsekonomin jämfört med företag med andra affärsmodeller, är kraven i prenumerationsvärlden ojämförligt högre på grund av deras frekvens, volym (fakturavolym) och automatisering. Att hålla en överblick här är endast möjligt med en professionell och mogen GoBD-certifierad programvara, som den som erbjuds av Billwerk+.
Slutsats: Fortsatt utveckling av digitaliseringen
Företag som redan arbetar med ett revisionssäkert och kompatibelt redovisningsprogram kommer förmodligen inte att bli överraskade av de krav på efterlevnad som GoBD nämner. Det är dock alltid bra att internalisera dessa principer och att regelbundet kontrollera bokföringen – även i samarbete med din skatterådgivare och ditt program för abonnemangshantering.
Dessutom är digitaliseringen av bokföringen långt ifrån avslutad. Med tanke på GoBD 2019 står det klart att innovationer som genomförandet av innovativa processer, t.ex. införandet av molnsystem och möjligheten till mobil skanning, är ytterligare steg för att ytterligare förenkla redovisningen för skattebetalare och myndigheter i framtiden.
