Grand livre auxiliaire
La comptabilité se compose de trois livres différents. L'un d'entre eux est le grand livre auxiliaire, que nous allons expliquer dans cet article. Il doit être considéré dans le contexte du registre foncier et du grand livre. Toutefois, étant donné que nous parlons principalement de comptabilité électronique dans l'économie de l'abonnement, cette distinction passe de plus en plus au second plan. Néanmoins, il est utile d'examiner de plus près la théorie. Après tout, la table de multiplication sera toujours enseignée à l'école à l'avenir, même si nous utilisons tous des calculatrices à l'heure actuelle.
Qu’est-ce que le grand livre auxiliaire ?
La comptabilité en partie double est indispensable pour déterminer l’actif et le passif d’une entreprise. Dans les milieux comptables, on parle souvent de comptabilité en partie double. Concrètement, cela signifie que toutes les transactions et recettes de l’entreprise doivent être enregistrées (organisation documentaire) et inscrites dans au moins deux comptes (organisation comptable).
Traitons d’abord de l’organisation des documents: Fondamentalement, une distinction est faite entre les documents internes et externes. Alors que les documents internes peuvent être, par exemple, des reçus, des feuilles de paie, des bordereaux de retrait de matériel ou des dépôts/retraits privés, les documents externes sont tous les documents qui concernent la transaction commerciale habituelle. Cela comprend les factures entrantes et sortantes, les relevés bancaires et les bons de livraison.
Un autre pilier de la comptabilité en partie double est l’organisation du livre. Dans le registre des titres (également appelé journal), toutes les pièces justificatives sont documentées chronologiquement et avec toutes les informations (date, montant et autres notes).
Le grand livre, quant à lui, contient tous les comptes du grand livre. Cela signifie que toutes les entrées enregistrées dans le registre foncier sont transférées ici et sont organisées de manière factuelle sur un compte du grand livre.
Les livres auxiliaires supportent, pour ainsi dire, les enregistrements comptables dans le grand livre et le grand livre général. Voici quelques exemples d’un livre auxiliaire :
- Bon livre: Toutes les entrées et sorties de marchandises sont affichées ici
- Le livre des comptes courants: Les écritures sont triées par partenaire commercial et par client, afin de déterminer, par exemple, si un compte client est équilibré ou non (comptabilité des postes ouverts).
- Le calcul de la paie: Crucial pour le calcul de la paie
- Comptabilité des actifs: Les changements dans les actifs non courants sont comptabilisés ici
- Lettre de change
- Livre de caisse
Quelle est l’importance du grand livre auxiliaire pour le contrôle de gestion ?
Les bons d’achat
L’enregistrement de toutes les recettes constitue la base de l’affectation des montants à des comptes spécifiques. Il s’agit, par exemple, des factures sortantes, des factures entrantes, des bons de caisse et des relevés bancaires.
Le registre des titres
Sur cette base, toutes les transactions commerciales sont enregistrées par ordre chronologique. Il s’agit des écritures d’ouverture, des écritures courantes, des écritures de clôture préparatoires et des écritures de clôture elles-mêmes. Ceux-ci sont transférés dans le registre foncier, également appelé journal ou agenda.
Le site général grand livre
Le contrôle de gestion d’une entreprise n’est complet qu’avec le grand livre. Après une affectation temporelle, le grand livre s’occupe de l’affectation factuelle de toutes les transactions commerciales enregistrées dans le registre foncier.
Les grands livres auxiliaires
Afin de pouvoir effectuer des régularisations et d’avoir une meilleure vue d’ensemble des différents postes du grand livre, il existe également ce que l’on appelle des livres auxiliaires. Il s’agit par exemple du livre de paie, du livre des investissements, du livre des comptes courants, du livre de caisse et du livre des factures sortantes.
En Allemagne, il existe une obligation de comptabilité en vertu de l’article 238 du code du commerce allemand(HGB). L’exigence minimale est que chaque document doit être traçable et vérifiable. C’est ce que prévoient les principes comptables généralement admis en Allemagne (GoB). La fonction des grands livres auxiliaires est particulièrement utile pour le contrôle de gestion afin de pouvoir affecter des enregistrements comptables à des projets individuels et à des comptes généraux.
D’un point de vue entrepreneurial, il est donc particulièrement important de savoir comment les différentes unités commerciales se portent d’un point de vue comptable.
Qu’est-ce que le « débit » et qu’est-ce que le « crédit » ? Cette comptabilité à double entrée n’a pas seulement des conséquences sur le contrôle. Les éventuels déséquilibres ou excédents financiers entraînent également des ajustements budgétaires au niveau du projet ou du département. Où faut-il faire des économies, où peut-on répartir les budgets ? De cette manière, l’expression théorique de grand livre auxiliaire prend un sens très pratique.
Un autre point important et une autre raison de maintenir des registres auxiliaires ou des comptes généraux est la question des comptes de régularisation. Pour agir de manière adéquate en tant qu’entrepreneur, il est important de prendre des décisions commerciales anticipées afin d’anticiper et de se développer. Pour quel projet dois-je réserver des budgets éventuels pour réaliser mes plans d’affaires ?
Que signifie le grand livre auxiliaire pour l’économie de l’abonnement ?
Le terme « comptabilité » vient du fait qu’il y a quelques décennies seulement, toutes les entrées étaient enregistrées et affectées dans des livres classiques. Cette méthode est également appelée méthode des feuilles mobiles. À l’heure de la numérisation et de l’économie d’abonnement, cette approche semble plutôt désuète. Aujourd’hui, un entrepreneur ou un contrôleur peut choisir parmi un ensemble de programmes de comptabilité, ce qui est également nécessaire.
Traiter avec des clients abonnés est essentiellement basé sur un changement constant. Un modèle d’entreprise dynamique doit donc également se refléter dans la comptabilité. Une comptabilité informatique normalisée permet d’enregistrer et de traiter simultanément les réservations, ce qui est essentiel, notamment pour les modèles d’abonnement. Si nous imaginons seulement 1 000 clients abonnés par mois, nous parlons déjà d’environ 12 000 factures par an. Un effort qui ne peut être géré qu’avec un logiciel de comptabilité parfaitement coordonné.
Le grand livre auxiliaire – la matière secondaire la plus importante d’un entrepreneur
Aussi théorique que puisse paraître aujourd’hui un livre auxiliaire dans la comptabilité financière numérique, il est important et pratique de savoir quels effets la tenue et l’affectation correctes des comptes généraux ont sur les transactions commerciales dans l’entreprise. Seuls ceux qui savent à quel point les projets et les comptes internes sont actuellement rentables (ou problématiques) peuvent prendre des dispositions et donc des précautions qui peuvent être décisives pour le succès de l’entreprise.
En bref, le livre auxiliaire, avec toutes ses connexions contextuelles, devrait faire partie de l’activité secondaire la plus importante d’un entrepreneur.
