Nebenbuch

Was ist die Nebenbuchhaltung?

Die doppelte Buchführung ist für die Ermittlung der Aktiva und Passiva eines Unternehmens unerlässlich. In Buchhaltungskreisen wird dies oft als doppelte Buchführung bezeichnet. Konkret bedeutet dies, dass alle Geschäftsvorgänge und Belege aufgezeichnet (Belegorganisation) und auf mindestens zwei Konten verbucht werden müssen (Buchorganisation).

Lassen Sie uns zunächst auf die Dokumentenorganisation eingehen: Grundsätzlich wird zwischen internen und externen Dokumenten unterschieden. Während interne Belege beispielsweise Quittungen, Gehaltsabrechnungen, Materialentnahmescheine oder Privateinlagen/-abhebungen sein können, sind externe Belege alle Dokumente, die den üblichen Geschäftsverkehr betreffen. Dazu gehören Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine.

Eine weitere Säule der doppelten Buchführung ist die Buchorganisation. Im Titelregister (auch Journal genannt) werden alle Belege chronologisch und mit allen Informationen (Datum, Betrag und sonstige Anmerkungen) dokumentiert.

Das Hauptbuch hingegen enthält alle Konten des Hauptbuchs. Das bedeutet, dass alle im Grundbuch erfassten Einträge hierher übertragen werden und sachlich auf einem Hauptbuchkonto angeordnet sind.

Die Nebenbücher unterstützen sozusagen die Buchungssätze des Hauptbuchs und des Hauptbuchs. Beispiele für ein Nebenbuch sind die folgenden:

• Gutes Buch: Alle Wareneingänge und -ausgänge werden hier veröffentlicht
• Kontokorrent-Ledger: Die Buchungen werden nach Geschäftspartner und Debitor sortiert, um z.B. festzustellen, ob ein Debitorenkonto ausgeglichen ist oder nicht (Offene-Posten-Buchhaltung)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Entscheidend für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Anlagenbuchhaltung: Veränderungen im Anlagevermögen werden hier erfasst
• Wechsel
• Kassenbuch

Welche Bedeutung hat die Nebenbuchhaltung für das Controlling?

Die Gutscheine

Die Erfassung aller Einnahmen bildet die Grundlage für die Zuordnung der Beträge zu bestimmten Konten. Dazu gehören z. B. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge.

Das Titelregister

Auf dieser Grundlage werden alle Geschäftsvorgänge in chronologischer Reihenfolge erfasst. Dazu gehören Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen, vorbereitende Abschlussbuchungen und die Abschlussbuchungen selbst. Diese werden in das Grundbuch, auch Journal oder Tagebuch genannt, übertragen.

Die allgemeine Hauptbuch

Das Controlling eines Unternehmens ist erst mit dem Hauptbuch vollständig. Nachdem bereits eine zeitliche Zuordnung stattgefunden hat, befasst sich das Hauptbuch mit der sachlichen Zuordnung aller im Grundbuch eingetragenen Geschäftsvorfälle.

Die Nebenbücher

Um Abgrenzungen vornehmen zu können und um einen besseren Überblick über die einzelnen Positionen im Hauptbuch zu haben, gibt es auch sogenannte Nebenbücher. Beispiele hierfür sind das Lohnbuch, das Investitionsbuch, das Kontokorrentbuch, das Kassenbuch und das Rechnungsausgangsbuch.

In Deutschland besteht eine Rechnungslegungspflicht nach §238 des deutschen Handelsgesetzbuches(HGB). Die Mindestanforderung ist, dass jedes Dokument nachvollziehbar und überprüfbar sein muss. Dies ist in den deutschen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vorgeschrieben. Die Funktion der Nebenbücher ist insbesondere für das Controlling hilfreich, um Buchungssätze einzelnen Projekten und Sachkonten zuordnen zu können.

Aus unternehmerischer Sicht ist es daher besonders wichtig zu wissen, wie es den einzelnen Geschäftsbereichen aus buchhalterischer Sicht geht.

Was ist das „Soll“ und was ist das „Haben“? Eine solche doppelte Buchführung hat nicht nur Folgen für das Controlling. Mögliche finanzielle Ungleichgewichte oder Überschüsse führen auch zu Budgetanpassungen auf Projekt- oder Abteilungsebene. Wo muss gespart werden, wo können die Budgets verteilt werden? Auf diese Weise erhält der theoretische Begriff Nebenbuch eine sehr praktische Bedeutung.

Ein weiterer wichtiger Punkt und Grund für die Führung von Nebenbüchern oder Sachkonten ist die Frage der Rechnungsabgrenzung. Um unternehmerisch adäquat zu handeln, sind vorausschauende Geschäftsentscheidungen wichtig, um nach vorne zu schauen und zu wachsen. Für welches Projekt muss ich mögliche Budgets reservieren, um meine Geschäftspläne zu verwirklichen?

Was bedeutet die Nebenbuchhaltung für die Abonnementwirtschaft?

Der Begriff Buchhaltung kommt daher, dass noch vor wenigen Jahrzehnten alle Buchungen in klassischen Büchern erfasst und zugeordnet wurden. Dies wird auch als Loseblattmethode bezeichnet. In Zeiten von Digitalisierung und Abo-Wirtschaft klingt dieser Ansatz eher antiquiert. Ein Unternehmer oder Controller kann heute aus einem Pool von Buchhaltungsprogrammen wählen und das ist auch notwendig.

Der Umgang mit Abonnementkunden basiert im Wesentlichen auf ständigem Wandel. Ein dynamisches Geschäftsmodell muss sich daher auch in der Rechnungslegung widerspiegeln. Eine standardisierte IT-Buchhaltung kann Buchungen gleichzeitig erfassen und verarbeiten, was insbesondere bei Abo-Modellen unerlässlich ist. Wenn wir uns nur 1.000 Abo-Kunden pro Monat vorstellen, sprechen wir bereits von etwa 12.000 Rechnungen pro Jahr. Ein Aufwand, der sich nur mit einer perfekt abgestimmten Buchhaltungssoftware bewältigen lässt.

Das Nebenbuch – die wichtigste Nebensache eines Unternehmers

So theoretisch eine Nebenbuchhaltung in der digitalen Finanzbuchhaltung heute auch klingen mag, so wichtig und praktisch ist es, zu wissen, welche Auswirkungen die korrekte Führung und Zuordnung von Sachkonten auf die Geschäftsvorfälle im Unternehmen hat. Nur wer weiß, wie rentabel (oder problematisch) interne Projekte und Konten derzeit sind, kann Vorsorge treffen und damit für den Geschäftserfolg entscheidend sein.

Kurzum: Das Nebenbuch mit all seinen inhaltlichen Bezügen sollte Teil des wichtigsten Nebengeschäfts eines Unternehmers sein.