Underbok

Bokföring består av tre olika böcker. En av dem är underbokföringen, som vi kommer att förklara i den här artikeln. Den bör ses i samband med fastighetsregistret och huvudboken. Eftersom vi i första hand talar om elektronisk bokföring i prenumerationsekonomin, hamnar denna distinktion alltmer i bakgrunden. Det är dock bra att titta närmare på teorin. Multiplikationstabellen kommer trots allt fortfarande att läras ut i skolan i framtiden, även om vi alla använder miniräknare vid det här laget.

Table of Contents

Vad är underbokföring?

Dubbel bokföring är oumbärlig för att fastställa ett företags tillgångar och skulder. I redovisningskretsar kallas detta ofta för dubbel bokföring. Konkret innebär detta att alla affärstransaktioner och intäkter måste registreras (dokumentorganisation) och föras in på minst två konton (bokföringsorganisation).

Låt oss först ta itu med dokumentorganisationen: I princip skiljer man mellan interna och externa dokument. Medan interna handlingar kan vara till exempel kvitton, lönebesked, materialuttag eller privata insättningar/uttag, är externa handlingar alla handlingar som rör den vanliga affärstransaktionen. Detta inkluderar inkommande och utgående fakturor, bankutdrag och leveransfakturor.

En annan pelare i dubbel bokföring är bokföringen. I titelregistret (även kallat journal) dokumenteras alla verifikationer kronologiskt och med alla uppgifter (datum, belopp och andra noteringar).

Huvudboken däremot innehåller alla huvudbokskonton. Detta innebär att alla poster som registrerats i fastighetsregistret överförs hit och ordnas faktamässigt på ett huvudbokskonto.

Underbokföringen stöder så att säga bokföringsposterna i huvudboken och huvudboken. Exempel på en underbok är följande:

  • Bra bok: Alla varukvitton och emissioner läggs upp här
  • Kontokonto: Bokningarna sorteras efter affärspartner och kund för att till exempel kunna avgöra om ett kundkonto är balanserat eller inte (redovisning av öppna poster).
  • Lönebokföring: Avgörande för lönebokföring
  • Redovisning av tillgångar: Förändringar i anläggningstillgångar redovisas här
  • Växelbrev
  • Kassabok

Vilken betydelse har underbokslutet för kontrollen?

Kupongerna

Registreringen av alla inkomster utgör grunden för fördelningen av beloppen på särskilda konton. Dessa omfattar till exempel utgående fakturor, inkommande fakturor, kassakvitton och bankutdrag.

Register över äganderätter

På denna grund registreras alla affärstransaktioner i kronologisk ordning. Dessa omfattar öppningsposter, löpande poster, förberedande bokslutsposter och själva bokslutsposterna. Dessa överförs till fastighetsregistret, även kallat journal eller dagbok.

Allmänt Huvudbok

Ett företags kontroll är komplett först med huvudboken. Efter att en tidsmässig fördelning redan har ägt rum, handlar huvudboken om den faktiska fördelningen av alla affärstransaktioner som registrerats i fastighetsregistret.

Delbokföringen

För att kunna göra periodiseringar och för att få en bättre överblick över enskilda poster i huvudboken finns det också så kallade underböcker. Exempel på detta är lönebok, investeringsbok, löpande kontobokföring, kassabokföring och bokföring av utgående fakturor.

I Tyskland finns det en bokföringsskyldighet enligt § 238 i den tyska handelslagen(HGB). Minimikravet är att varje dokument måste vara spårbart och kontrollerbart. Detta föreskrivs i de tyska allmänna redovisningsprinciperna (GoB). Funktionen för underbokföring är särskilt användbar för kontroll för att kunna tilldela bokföringsposter till enskilda projekt och huvudkonton.

Ur företagarperspektiv är det därför särskilt viktigt att veta hur de enskilda affärsenheterna klarar sig bokföringsmässigt.

Vad är ”debet” och vad är ”kredit”? Sådan dubbel bokföring har inte bara konsekvenser för kontrollen. Eventuella finansiella obalanser eller överskott leder också till budgetjusteringar på projekt- eller avdelningsnivå. Var måste besparingar göras, var kan budgetarna fördelas? På så sätt får det teoretiska uttrycket ”underbok” en mycket praktisk betydelse.

En annan viktig punkt och anledning till att upprätthålla underkonton eller huvudkonton är frågan om periodiseringar. För att agera på ett entreprenöriellt sätt är det viktigt att fatta förutseende affärsbeslut för att kunna se framåt och växa. För vilket projekt behöver jag reservera eventuella budgetar för att uppnå mina affärsplaner?

Vad innebär underbokföringen för prenumerationsekonomin?

Begreppet bokföring kommer från det faktum att för bara några decennier sedan registrerades och tilldelades alla poster i klassiska böcker. Detta kallas också för lösbladmetoden. I tider av digitalisering och prenumerationsekonomi låter detta tillvägagångssätt ganska föråldrat. I dag kan en företagare eller controller välja mellan ett stort antal redovisningsprogram, och det är också nödvändigt.

Att hantera prenumerationskunder bygger i huvudsak på ständig förändring. En dynamisk affärsmodell måste därför också återspeglas i bokföringen. En standardiserad IT-bokföring kan samtidigt registrera och bearbeta bokningar, vilket är viktigt, särskilt när det gäller prenumerationsmodeller. Om vi tänker oss endast 1 000 abonnemangskunder per månad talar vi redan om 12 000 fakturor per år. En insats som bara kan hanteras med ett perfekt samordnat bokföringsprogram.

Underbokföringen – företagarens viktigaste sekundära fråga

Även om en underbok i den digitala finansiella redovisningen kan låta teoretisk i dag, är det viktigt och praktiskt att veta vilka effekter en korrekt underhåll och fördelning av huvudkonton har på affärstransaktionerna i företaget. Endast den som vet hur lönsamma (eller problematiska) interna projekt och konton för närvarande är kan göra avsättningar och därmed vidta försiktighetsåtgärder som kan vara avgörande för företagets framgång.

Kort sagt bör subledger med alla dess kontextuella kopplingar vara en del av entreprenörens viktigaste sekundära verksamhet.