Conformité GoBD
Le GoBD est un règlement fiscal publié le 14 novembre 2014 et correspond aux principes de la bonne tenue et de la conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que de l'accès aux données (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff en allemand). Ce qui ressemble à un monstre de mots compliqués est en réalité plus facile à mettre en œuvre pour les entreprises que ne le suggère le nom du règlement administratif. L'initiateur de ces principes est le ministère fédéral des finances (BMF). Elle doit être comprise comme une réaction à la réalité comptable des entreprises d'aujourd'hui. La comptabilité électronique est, après tout, la numérisation vécue aujourd'hui dans les départements financiers des entreprises allemandes. Néanmoins, les principes susmentionnés ne sont pas une évidence et sont élémentaires et contraignants pour chaque contribuable de ce pays. Avec son introduction, le GoBD a remplacé le GDPdU (principes d'accès aux données et de vérifiabilité des documents numériques, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen en allemand) qui était entré en vigueur en 2002. Toutefois, son contenu n'a nullement été rendu obsolète, mais a été fusionné avec son successeur.
Conformité GoBD – que devez-vous vraiment savoir ?
En principe, la conformité à la directive GoBD concerne chaque contribuable en Allemagne – et en particulier les entreprises.
Alors que les factures papier appartiennent de plus en plus au passé, les factures électroniques sont de plus en plus la norme, en tout cas pour les exploitants d’une entreprise d’abonnement. Les exigences en matière de conformité avec le GoBD ne sont pas vraiment compréhensibles pour de nombreux entrepreneurs au premier abord. Toutefois, un examen plus approfondi montre que de nombreuses exigences sont tout à fait compréhensibles. Les documents de facturation numérisés, par exemple, doivent :
- être compréhensibles et vérifiables
- être enregistrés clairement et consécutivement
- être complet
- être correct
- inscrits dans les livres de l’entreprise à temps
- être trié
- et être immuable
Bien que la plupart des points mentionnés parlent d’eux-mêmes, nous aimerions mettre l’accent sur deux points, car ils ont des implications importantes pour la conformité à la directive GoBD.
Conforme au GoBD – Réservation en temps voulu
Vous ne devez pas prendre un temps fou pour saisir les reçus. Les réservations non monétaires doivent être saisies dans les dix jours, tandis que les réservations monétaires doivent même être saisies quotidiennement. Les réservations périodiques, par contre, doivent être saisies à la fin du mois.
Conformité du GoBD en matière d’archivage
Les factures conformes à la directive GoBD doivent être stockées de manière à pouvoir être auditées. Cela signifie qu’ils ne doivent pas être modifiables et qu’ils doivent être infalsifiables. Concrètement, cela signifie que chaque facture numérique (par exemple un PDF, une XRechnung ou une facture ZUGFeRD ) ne doit pas pouvoir être écrasée et doit être conservée pendant au moins dix ans.
En même temps, elle doit être organisée de manière à pouvoir être trouvée dans les plus brefs délais (trois semaines au maximum) et rendue accessible au fisc ou au contrôleur. On distingue ici l’accès direct aux données (c’est-à-dire l’accès direct au système comptable), l’accès indirect aux données (le contribuable évalue d’abord et accorde au vérificateur des droits de lecture) et le transfert de supports de données (par exemple sur un CD ou un DVD). Cette dernière variante est en fait toujours la méthode d’accès la plus fréquemment utilisée par les autorités fiscales.
Les avantages de la conformité GoBD
Les avantages de la comptabilité électronique et de l’archivage à l’épreuve des audits sont évidents. Non seulement l’archivage sous forme papier n’est plus nécessaire, mais le stockage des e-mails professionnels n’est plus obligatoire si l’entreprise a opté pour la facturation électronique systématique – à moins que des accords annexes n’aient été conclus par e-mail et ne ressortent pas de la facture. Dans ce cas, les e-mails doivent être conservés sous forme électronique. Les entreprises qui utilisent des systèmes de traitement des données conformes à la directive GoBD sont également en sécurité en ce qui concerne l’ensemble des documents de procédure, le règlement général sur la protection des données (DSGVO en allemand) et la loi d’application de la directive comptable(BilRUG en allemand).
La conformité GoBD pour l’économie de l’abonnement
La traçabilité et l’ordre des recettes sont essentiels pour toute entreprise. Dans le secteur des abonnements, la complexité est également plus élevée en raison des processus entièrement automatisés. S’il n’existe pas de principes distincts dans l’économie de l’abonnement par rapport aux entreprises ayant d’autres modèles économiques, les exigences dans le monde de l’abonnement sont incomparablement plus élevées en raison de leur fréquence, de leur volume (volume des factures) et de leur automatisation. Garder une vue d’ensemble ici n’est possible qu’avec un logiciel professionnel et mature certifié par le GoBD, tel que celui proposé par Billwerk+.
Conclusion : La poursuite du développement de la numérisation
Les entreprises qui travaillent déjà avec un programme de comptabilité conforme et à l’épreuve des audits ne seront probablement pas surprises par les exigences de conformité mentionnées par la GoBD. Néanmoins, il est toujours utile d’intérioriser ces principes et de soumettre régulièrement la comptabilité à un contrôle de réalité – également avec la coopération de votre conseiller fiscal et de votre logiciel de gestion des abonnements.
En outre, la numérisation de la comptabilité est loin d’être achevée. Dans la perspective du GoBD 2019, il est clair que des innovations telles que la mise en œuvre de processus innovants, comme l’inclusion de systèmes en nuage, et la possibilité d’un balayage mobile sont des étapes supplémentaires pour simplifier davantage la comptabilité pour les contribuables et les autorités à l’avenir.
