Einhaltung der GoBD
Die GoBD sind eine am 14. November 2014 erlassene steuerliche Regelung und stehen für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Was sich wie ein kompliziertes Wortungetüm anhört, ist in Wirklichkeit für Unternehmen einfacher umzusetzen, als der Name der Verwaltungsvorschrift vermuten lässt. Urheber dieser Grundsätze ist das Bundesfinanzministerium (BMF). Sie ist als Reaktion auf die buchhalterische Realität in den heutigen Unternehmen zu verstehen. Denn die elektronische Buchhaltung ist die heute gelebte Digitalisierung in den Finanzabteilungen deutscher Unternehmen. Dennoch sind die genannten Grundsätze keine Selbstverständlichkeit und für jeden Steuerzahler in diesem Land elementar und verbindlich. Mit ihrer Einführung lösten die GoBD die 2002 in Kraft getretenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab. Ihr Inhalt wurde jedoch keineswegs obsolet, sondern wurde mit dem Nachfolger zusammengeführt.
GoBD Compliance – was müssen Sie wirklich wissen?
Die Einhaltung der GoBD betrifft im Prinzip jeden Steuerpflichtigen in Deutschland – und insbesondere Unternehmen.
Während Papierrechnungen mehr und mehr der Vergangenheit angehören, sind elektronische Rechnungen zunehmend die Norm – jedenfalls für Betreiber eines Abonnementgeschäfts. Die Anforderungen an die Einhaltung der GoBD sind für viele Unternehmer auf den ersten Blick nicht wirklich nachvollziehbar. Bei näherer Betrachtung zeigt sich jedoch, dass viele Anforderungen durchaus nachvollziehbar sind. Digitalisierte Rechnungsdokumente zum Beispiel müssen:
- nachvollziehbar und überprüfbar sein
- eindeutig und fortlaufend aufgezeichnet werden
- vollständig sein
- richtig sein
- fristgerecht in die Bücher des Unternehmens eingetragen
- sortiert sein
- und unveränderlich sein
Während die meisten der genannten Punkte für sich selbst sprechen, möchten wir zwei Punkte herausgreifen, da sie massive Auswirkungen auf die Einhaltung der GoBD haben.
GoBD-konform – Rechtzeitige Buchung
Sie dürfen sich nicht ewig Zeit lassen, um Quittungen einzugeben. Unbare Buchungen müssen innerhalb von zehn Tagen eingegeben werden, während Bargeldbuchungen sogar täglich eingegeben werden müssen. Periodische Buchungen hingegen müssen am Ende des Monats eingegeben werden.
GoBD-Konformität bei der Archivierung
GoBD-konforme Rechnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie nicht verändert werden können und fälschungssicher sein müssen. Konkret bedeutet dies, dass jede digitale Rechnung (z.B. ein PDF, eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ) nicht überschreibbar sein darf und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden muss.
Gleichzeitig müssen sie so organisiert sein, dass sie innerhalb kürzester Zeit (höchstens drei Wochen) auffindbar sind und dem Finanzamt oder dem Prüfer zugänglich gemacht werden können. Dabei wird unterschieden zwischen direktem Datenzugriff (d.h. direkter Zugriff auf das Buchhaltungssystem), indirektem Datenzugriff (der Steuerpflichtige wertet zunächst aus und erteilt dem Prüfer Leserechte) und Datenträgerübertragung (z.B. auf CD oder DVD). Die letztgenannte Variante ist tatsächlich immer noch die von den Steuerbehörden am häufigsten verwendete Zugriffsmethode.
Die Vorteile der Einhaltung der GoBD
Die Vorteile der elektronischen Buchführung und der revisionssicheren Archivierung liegen auf der Hand. Nicht nur die Archivierung in Papierform entfällt, auch die Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails ist nicht mehr zwingend erforderlich, wenn sich das Unternehmen für eine systematische elektronische Rechnungsstellung entschieden hat – es sei denn, es wurden per E-Mail Nebenabreden getroffen, die aus der Rechnung nicht ersichtlich sind. In diesem Fall müssen die E-Mails in elektronischer Form aufbewahrt werden. Unternehmen, die GoBD-konforme Datenverarbeitungssysteme einsetzen, sind auch im Hinblick auf die gesamte Verfahrensdokumentation, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz(BilRUG ) auf der sicheren Seite.
GoBD-Konformität für die Abonnementwirtschaft
Die Rückverfolgbarkeit und Ordnung der Belege ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Im Abonnementgeschäft ist die Komplexität aufgrund der vollautomatisierten Prozesse ebenfalls höher. Zwar gibt es in der Abonnementwirtschaft im Vergleich zu Unternehmen mit anderen Geschäftsmodellen keine gesonderten Grundsätze, doch sind die Anforderungen in der Abonnementwelt aufgrund ihrer Häufigkeit, ihres Umfangs (Rechnungsvolumen) und ihrer Automatisierung unvergleichlich höher. Hier den Überblick zu behalten, ist nur mit einer professionellen und ausgereiften GoBD-zertifizierten Software möglich, wie sie Billwerk+ anbietet.
Schlussfolgerung: Weitere Entwicklung der Digitalisierung
Unternehmen, die bereits mit einem revisionssicheren und gesetzeskonformen Buchhaltungsprogramm arbeiten, werden von den genannten GoBD-Anforderungen wahrscheinlich nicht überrascht sein. Dennoch ist es immer hilfreich, diese Grundsätze zu verinnerlichen und die Abrechnung regelmäßig einem Realitätscheck zu unterziehen – auch unter Mitwirkung Ihres Steuerberaters und Ihrer Abo-Verwaltungssoftware.
Außerdem ist die Digitalisierung des Rechnungswesens noch lange nicht abgeschlossen. Mit Blick auf die GoBD 2019 ist klar, dass Neuerungen wie die Implementierung innovativer Prozesse, wie die Einbindung von Cloud-Systemen, und die Möglichkeit des mobilen Scannens weitere Schritte sind, um die Buchführung für Steuerpflichtige und Behörden in Zukunft weiter zu vereinfachen.
