ZUGFeRD Format överblick
Den centrala användarhandboken för Forum Electronic Invoice Germany, kort sagt ZUGFeRD-formatet, är ett elektroniskt dataformat för utbyte av fakturor. Det som först låter banalt är på god väg att bli en ny standard, ja en drivkraft, i fakturakommunikationen mellan två företag, förvaltningar eller myndigheter. Det lönar sig därför för alla små och stora företag att ta itu med frågan i ett tidigt skede.
Varje år skickas cirka 32 miljarder fakturor bara i Tyskland. Överraskande nog skickas endast 10 procent av fakturorna elektroniskt – men besparingspotentialen är uppenbar. Förutom porto och papper försvinner också en hel del manuellt arbete när ett företag väljer elektronisk fakturahantering.
ZUGFeRD-format: Elektroniska fakturor på en ny nivå
Men vad är skillnaden mellan en vanlig PDF-faktura och en faktura i ZUGFeRD-format? Enkelt förklarat består en ZUGFeRD-kompatibel faktura av två välkända format, nämligen PDF- och XML-format. Det är därför en hybridfil med en visuell komponent i form av PDF och en databaserad fil för vidare automatiserad bearbetning i form av XML. PDF och XML måste ta hänsyn till kraven i § 14.2. 4 i lagen om mervärdesskatt(UStG) för att representera flera delar av samma faktura med identiskt innehåll.
Eftersom ZUGFeRD-fakturan också innehåller strukturerade XML-data är elektronisk fakturabehandling i det företagsspecifika bokföringssystemet möjlig utan problem. Detta eliminerar behovet av manuell överföring av fakturadata till ett digitalt verktyg. Särskilt i prenumerationsekonomin är det nödvändigt med flexibla tillvägagångssätt som detta för att möta flexibla prenumerationserbjudanden och tariffer.
Varför blir ZUGFeRD-formatet den nya standarden för fakturahantering?
Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) är en nationell plattform för föreningar, ministerier och företag i Tyskland. Organisationen har som uppgift att främja acceptansen och spridningen av elektroniska fakturor och behandlingen av dem. Listan över medlemmarna är redan nu som en lista över den tyska ekonomins ”who’s who”.
Förutom de federala finans-, ekonomi- och inrikesministerierna har branschorganisationen Bitkom, programvaruföretaget DATEV, bilindustriföreningen, elindustriföreningen och många andra deltagit i forumet. Alla företag som väljer att använda ZUGFeRD-fakturor är i gott sällskap och förbereder sitt eget företag för framtiden. Förresten: Faktureringen med Billwerk+ är kompatibel med ZUGFeRD-standarden.
För vem är ZUGFeRD-formatet relevant?
Förutsättningen för att ZUGFeRD-kompatibla fakturor ska bli framgångsrika var och är utvecklingen av ett enhetligt dataformat som accepteras av både näringslivet och den offentliga förvaltningen. Båda garanteras av FeRD-medlemmarna. Alla offentliga myndigheter och skattekontor accepterar den nya redovisningsstandarden.
ZUGFeRD-formatet är tänkt att vara ett stöd i bokföringen, särskilt för små och medelstora företag. Det är uppenbart att särskilt företag inom prenumerationsekonomin kan dra nytta av den nya redovisningsstandarden. Jämfört med erbjudanden som betalas per produkt är elektronisk fakturahantering oundviklig med digitala prenumerationsmodeller.
Effektivitet och snabbhet i behandlingen av kundförfrågningar är viktiga faktorer för en fungerande och dynamisk prenumerationsverksamhet. Den bransch du är hemma i är helt irrelevant för ZUGFeRD. Små och medelstora företag av alla slag, stora företag, programvarutillverkare, tjänsteleverantörer och organisationer inom den icke-ekonomiska sektorn kan alla dra nytta av det nya fakturaformatet.
Hur hållbar är ZUGFeRD?
Frågan är fortfarande hur framtidssäkert ZUGFeRD-formatet verkligen är. Är det inte möjligt att andra format utvecklas parallellt och att vi måste anpassa oss till ett nytt format om några år? Sannolikheten är extremt liten. I viss mån finns det en idékonkurrens mellan inrikesministeriet och näringslivet, men i framtiden bör andra fakturastandarder, t.ex. XRechnung, kunna erkännas och användas på lika villkor, enligt experterna. ZUGFeRD är en kombination av en PDF- och en XML-fil. Format som länge har betraktats som standard i hela världen.
XRechnung är däremot en rent strukturerad datamängd utan PDF-komponent. Hur framtidssäkert ZUGFeRD-formatet verkligen är framgår också av det faktum att formatet har utvecklats gemensamt av näringslivet och den offentliga sektorn – utan ekonomiska intressen. Målet var alltid att uppnå största möjliga samförstånd, baserat på globala standarder och europeiska rekommendationer.
2.0 blir 2.1.1.1: ZUGFeRD-formatet vidareutvecklas.
Dessutom har en ny version, ZUGFeRD 2.0, utvecklats och antagits i september 2017. ZUGFeRD 2.0 i EN 16931-profilen uppfyller helt och hållet den europeiska standarden och kan därför tas emot och behandlas av alla europeiska förvaltningar i enlighet med EU-direktiv 2014/55/EU. Dessutom är 2.0-versionen baserad på FN:s senaste internationella UN/CEFACT-standarder.
I juli 2020 publicerades den senaste versionen ZUGFeRD 2.1.1. Datastrukturen är fortfarande baserad på standarden EN 16931 och innehåller nu även förvaltningens särskilda krav i XRechnung-profilen. XRechnung definierar 21 nationella affärsregler på nationell nivå utöver EN 16931 och uppfyller de tyska myndigheternas särskilda krav.
Företag som väljer ZUGFeRD-formatet, oavsett hur stort det är, förlitar sig på en riktig ”draghjälte” inom redovisningen. Framtiden tillhör ju inte längre papper och porto, utan effektiv och kostnadsbesparande elektronisk fakturahantering.
Vill du veta mer om elektronisk fakturering? Ladda ner Billwerk+ whitepaper om e-fakturering!
