XRechnung

Vad är XRechnung?

XRechnung är en XML-baserad semantisk datamodell som följer riktlinjerna från European Committee for Standardisation – CEN – och som kan användas för att skicka e-fakturor till offentliga klienter i Tyskland, på federal, stat eller kommunal nivå. Alla klienter inom tysk offentlig sektor kommer gradvis gå över till elektroniska fakturor, föredragsvis i XRechnungformat. Datamodellen är en nationell variant av EU-standarden EN 16931, en så kallad Core Invoice Usage Specification – CIUS. XRechnung underlättar också genomförandet av EU-direktivet 2014/55/EU. Detta direktiv ålägger alla huvudmän eller näringsidkare att ta emot och behandla elektroniska fakturor. Fakturor på 1 000 euro eller mer måste i framtiden överföras elektroniskt till upphandlande myndigheter.

Från och med 27 november 2020 måste också leverantörer till den federala regeringen skicka fakturor elektroniskt till de federala myndigheterna i enlighet med vissa formatspecifikationer. För att en XRechnung ska kunna levereras korrekt från den fakturerande parten till fakturamottagaren måste fakturamottagaren vara tydligt identifierad. Detta görs genom att använda en unik identifierare som unikt identifierar fakturamottagaren, ett så kallat routing-ID. I den här artikeln tittar vi på XRechnung-formatet och dess relevans för engångsfakturor och återkommande fakturor.

XRechnung motsvarar Europeiska unionens officiella e-faktura.

E-fakturor består av data från strukturerade fakturor som kan behandlas automatiskt. Ett enkelt PDF-dokument utan motsvarande XML-data kan därför inte betraktas som en äkta elektronisk faktura. Inte ens om PDF-fakturan överförs helt digitalt, t.ex. via e-post, till slutmottagaren. Det är därför fullt tänkbart att många offentliga kunder inom en snar framtid inte längre kommer att acceptera enkla PDF-fakturor via e-post. Mer specifikt är XRechnung det elektroniska fakturaformatet från IT-planeringsrådet för federationen och delstaterna, eftersom det är en tysk specifikation för elektronisk fakturering för offentliga förvaltningar och endast består av en strukturerad datamängd.

Skapa XRechnung som standard?

Enligt EU-direktivet är XRechnung inte ”riktiga” elektroniska fakturor som lätt kan behandlas automatiskt. Den 28 juni 2017 publicerades CEN:s standardCEN/TC 434 – Elektronisk fakturering i två delar:

Del 1: Semantisk datamodell för de centrala delarna av en elektronisk faktura;

Del 2: Förteckning över syntaxer som motsvarar EN 16931-1.

Sammanfattningsvis tillhandahåller XRechnung en tillämpningsspecifikation för den semantiska datamodellen. Avsikten är att detta ska vara den nationella standarden för offentlig förvaltning. Den största fördelen är att den är helt dokumenterad och neutral för både produkten och producenten. Den är också tillgänglig för alla utan kostnad. Det tyska samordningsorganet för IT-standarder (KoSIT) har skapat detta format, som publicerades av IT-planeringsrådet i juni 2017. Samma organ ansvarar också för vidareutveckling och revidering av standarden.

Standardens beståndsdelar och överensstämmelse med standarden

Standard XRechnung måste uppfylla de krav som anges här:

• Dokumentation av XRechnung-standarden som PDF-dokument
• Tekniska medel för att validera kompletterande nationella affärsregler i form av Schematron- och XSL-filer.
• Teknisk representation av kodlistor i OASIS-standarden ”Genericode 1.0”.
• Referensimplementation med öppen källkod för att kontrollera att ett XML-dokument överensstämmer med standarden.
• Testmeddelanden
• Tekniskt stöd för visualisering.

Den elektroniska fakturan överensstämmer endast med XRechnungs-standarden om den utfärdas, sänds och tas emot i form av ett XML-dokument som är giltigt i förhållande till standarden och om den endast använder informationselementen i den semantiska datamodellen i XRechnungs-standarden (i enlighet med dess specifikation).

En Office-fil eller PDF-fil med inbäddad XML enligt en annan standard kanske inte uppfyller kraven. En fakturas överensstämmelse bestäms i två steg, det första är kontroll och det andra bedömning. Om resultatet av kontrollen av överensstämmelse är positivt ska fakturan godkännas. Om resultatet är negativt kan en bedömning av överensstämmelse användas i det andra steget för att avgöra hur stor avvikelsen från standarden är och om fakturan ändå ska godkännas och behandlas. Om avvikelserna överskrider den definierade acceptanstabellen förkastas fakturan. Denna bedömning av överensstämmelse kan definieras individuellt.

Det är viktigt att veta att det i dagsläget inte finns någon standard för e-fakturor. Förutom XRechnung finns även ZUGFeRD-formatet, som också används som standard för fakturakommunikation mellan två företag, förvaltningar eller myndigheter. Datastrukturen i ZUGFeRD 2.1 bygger på standarden EN 16931, precis som XRechnung . XRechnung uppfyller de tyska myndigheternas särskilda krav. ZUGFeRD har däremot skräddarsytts speciellt för näringslivets behov och omfattar med version 2.1.1. i XRechnung-profilen också förvaltningens särskilda krav.

Slutsats: Standard för elektroniska fakturor

Huvudsyftet med XRechnung är att skapa en elektronisk fakturering som bygger på innehåll och en neutral och standardiserad teknik. XRechnung är förenligt med nationella och internationella standarder och kommer att krävas för fakturering vid offentlig upphandling från och med den 27 november 2020. Men det är också lämpligt för ett enkelt, säkert, snabbt och resurssparande utbyte av fakturor mellan företag. XRechnung-exemplet är alltså inte ett exklusivt format för fakturakommunikation. Andra format, som ZUGFeRD, spelar också en viktig roll i världen av elektroniska fakturor.

Vill du läsa mer om elektroniska fakturor? Ladda ner Billwerk+ whitepaper om e-fakturering!