DIN 5008 – Regler för affärskorrespondens
Tyskland är notoriskt bra på att fastställa regler. Affärskommunikation är inte heller opåverkad av detta. Det finns naturligtvis inga juridiska riktlinjer för hur ett affärsbrev ska se ut, men den så kallade DIN 5008 innehåller just sådana riktlinjer. Till skillnad från en lag är en riktlinje enligt DIN-standarden frivillig, men den gör kommunikationen mycket enklare. Var exakt är avsändaren, var är hälsningen och hur skriver jag datumet på rätt sätt? Förmodligen banala frågor för vilka det finns standardiserade och internationellt erkända regler. I den här artikeln förklarar vi varför ett snyggt och riktlinjekonformt affärsbrev är så viktigt och kan förhindra onödigt merarbete och missförstånd.
DIN 5008 – vad behöver du verkligen veta?
Att skriva och skicka affärsbrev är en del av varje företagares vardag. En regel som ofta tillämpas i bakgrunden för många är den så kallade DIN 5008, som sedan 1928 har definierat skriv- och konstruktionsregler för ordbehandling, inklusive skiljetecken, tecken, aritmetiska symboler, formler samt strukturering av texter i dokument och tabellstruktur. Sedan dess har det naturligtvis skett ett antal uppdateringar, den senaste omfattande uppdateringen gjordes 1996, då även utformning med ordbehandlingsprogram för PC blev föremål för standarden. Detta gäller även fakturaprogram och alla program som erbjuder mallar för affärsbrev.
Det är viktigt att veta att DIN 5008 inte reglerar innehållet i ett affärsbrev, utan endast hur det ska se ut. Här kan du hitta ytterligare riktlinjer (tysk källa) om DIN 5008.
DIN 5008 som tolk i näringslivet
Vid första anblicken ser en riktlinje som DIN 5008 ut som extra arbete. Det underlättar faktiskt affärsverksamheten och kommunikationen mellan affärspartner. Precis som det finns etikett och sedvänja i bilaterala affärsförbindelser finns det också erkända regler för affärskorrespondens. Det bör alltid noteras att avvikelser naturligtvis är tillåtna. Det handlar inte om en lag. Det är mycket viktigare för ett företag att ha en konsekvent företagsidentitet, som alltid kan avvika från normen om det annars skulle strida mot den egna företagsfilosofin.
Samtidigt måste den dock vara utformad så att min motpart förstår allting korrekt och att det inte kan uppstå några missförstånd. DIN 5008 ska ses som ett översättningsarbete i affärsvärlden, så att alla talar samma formella språk.
DIN 5008 och prenumerationsekonomi
En konsekvent och snygg mall för affärsbrev är det bästa sättet att få en fel- och klagofri affärskorrespondens. Utmaningen i prenumerationsekonomin är den skriftliga kommunikationens frekvens. Vid återkommande fakturering utfärdas automatiska, ofta månatliga, fakturor. Sedan har vi den utvidgade korrespondensen.
Föreställ dig nu en mall för ett formulärbrev som är vilseledande, motsägelsefullt eller åtminstone inte juridiskt korrekt. Klagebrev med eventuella ekonomiska eller till och med rättsliga konsekvenser kan bli följden. Därför är det så viktigt att följa DIN-reglerna, särskilt för abonnemangsföretag, för att säkerställa en konsekvent och begriplig affärskommunikation.
Mallar för affärsbrev enligt DIN 5008 kan också skapas på Billwerk+ för att ge dokumenten ett eget brevhuvud och en egen layout. Dessa PDF-mallar kan användas till exempel för fakturor, kreditnotor eller påminnelsebrev.
Slutsats: DIN 5008 som en etikettmanual för vardagligt affärsskrivande
Företagare har många affärskritiska regler att följa, särskilt på det finansiella och skattemässiga området. Därför kan regler som verkar ganska triviala, till exempel reglerna i DIN 5008, snabbt försvinna från radarn. Men om vi ser DIN-bokstavsreglerna mer som ett hjälpmedel i den dagliga verksamheten, blir det tydligt att tillämpningen av dessa riktlinjer bara är en fråga om sunt förnuft. Missförstånd, förbi varandra och, i värsta fall, klagomål är alternativet. Det är definitivt inget bra alternativ.
