ZUGFeRD Format
Den centrale brugervejledning for Forum Electronic Invoice Germany, forkortet ZUGFeRD-formatet, er et elektronisk dataformat til udveksling af fakturaer. Det, der i første omgang lyder banalt, er godt på vej til at blive en ny standard, ja, ligefrem en drivkraft i fakturakommunikationen mellem to virksomheder, forvaltninger eller myndigheder. Det er derfor værd for alle små og store virksomheder at tage fat på problemet på et tidligt tidspunkt.
Hvert år udveksles der ca. 32 milliarder fakturaer i Tyskland. Overraskende nok er det kun 10 % af fakturaerne, der sendes elektronisk. Men besparelsespotentialet er indlysende. Ud over porto og papir er der også en masse manuelt arbejde, der bortfalder, når en virksomhed har valgt elektronisk fakturabehandling.
ZUGFeRD-format: Elektroniske fakturaer på et nyt niveau
Men hvad er forskellen på en konventionel PDF-faktura og en faktura i ZUGFeRD-format? En ZUGFeRD-kompatibel faktura består ganske enkelt af to velkendte formater, nemlig PDF-formatet og et XML-format. Der er derfor tale om en hybridfil, som har en visuel komponent i PDF-filen og en databaseret udløber til yderligere, automatiseret behandling i XML-filen. PDF og XML skal tage hensyn til kravene i § 14, stk. 4 i merværdiafgiftsloven(UStG) med henblik på at repræsentere flere dele af samme faktura med identisk indhold.
Da ZUGFeRD-fakturaen også indeholder strukturerede XML-data, er det muligt at behandle elektroniske fakturaer i virksomhedens regnskabssystem uden problemer. Dette eliminerer behovet for manuel overførsel af fakturadata til et digitalt værktøj. Især i abonnementsøkonomien er det nødvendigt med fleksible tilgange som denne for at imødekomme de fleksible abonnementstilbud og takster.
Hvorfor er ZUGFeRD-formatet ved at blive den nye standard inden for fakturabehandling?
Forum elektronische Rechnung Deutschland, forkortet FeRD, er en national platform for foreninger, ministerier og virksomheder i Tyskland. Organisationen har sat sig selv til opgave at fremme accept og udbredelse af elektroniske fakturaer og deres behandling. Listen over medlemmer ligner allerede nu en liste over hvem der er hvem i den tyske økonomi.
Ud over finans-, økonomi- og indenrigsministerierne har brancheforeningen Bitkom, softwarevirksomheden DATEV, sammenslutningen af bilindustrien, sammenslutningen af elindustrien og mange andre tilsluttet sig forummet. Så enhver virksomhed, der beslutter sig for at bruge ZUGFeRD-fakturaer, er i godt selskab og forbereder sin egen virksomhed på fremtiden. I øvrigt: Faktureringen med Billwerk+ er kompatibel med ZUGFeRD-standarden.
For hvem er ZUGFeRD-formatet relevant?
Forudsætningen for succesen med ZUGFeRD-kompatible fakturaer var og er udviklingen af et ensartet dataformat, som accepteres af både erhvervslivet og den offentlige administration. Begge dele garanteres af FeRD-medlemmerne. Alle offentlige myndigheder og skattekontorer accepterer den nye regnskabsstandard.
ZUGFeRD-formatet er tænkt som en støtte til regnskaber, især for små og mellemstore virksomheder. Det er indlysende, at især virksomheder i abonnementsøkonomien kan drage fordel af den nye regnskabsstandard. Sammenlignet med pay-per-product-tilbud er elektronisk fakturabehandling uundgåelig med digitale abonnementsmodeller.
Effektivitet og hurtighed i behandlingen af kundehenvendelser er vigtige faktorer for en velfungerende, dynamisk abonnementsvirksomhed. Den branche, som du er hjemme i, er fuldstændig irrelevant for ZUGFeRD. Små og mellemstore virksomheder af enhver art, store virksomheder, softwareproducenter, tjenesteudbydere og organisationer i den ikke-økonomiske sektor kan alle drage fordel af det nye fakturaformat.
Hvor bæredygtig er ZUGFeRD?
Der er stadig spørgsmålet om, hvor fremtidssikret ZUGFeRD-formatet egentlig er. Er det ikke muligt, at der parallelt hermed udvikles andre formater, og at vi om nogle få år skal tilpasse os et nyt format? Sandsynligheden er ekstremt lille. Der er til en vis grad tale om en idékonkurrence mellem forbundsministeriet og erhvervslivet, men i fremtiden bør andre fakturastandarder som f.eks. XRechnung kunne anerkendes og anvendes på lige fod med andre standarder, mener eksperter. ZUGFeRD er kendt for at være en kombination af en PDF- og en XML-fil. Formater, der har været betragtet som standard på verdensplan i lang tid.
XRechnung er derimod et rent struktureret datasæt uden en PDF-komponent. Hvor fremtidssikret ZUGFeRD-formatet virkelig er, fremgår også af det faktum, at formatet er udviklet i fællesskab af erhvervslivet og den offentlige sektor – uden økonomiske interesser. Målet har altid været at opnå den bredest mulige konsensus baseret på globale standarder og europæiske anbefalinger.
2.0 bliver til 2.1.1.1: ZUGFeRD-formatet videreudvikles
Derudover blev en ny version, ZUGFeRD 2.0, udviklet og vedtaget i september 2017. ZUGFeRD 2.0 i EN 16931-profilen er fuldt ud i overensstemmelse med den europæiske standard og kan således modtages og behandles af alle europæiske myndigheder i overensstemmelse med EU-direktiv 2014/55/EU. Desuden er 2.0-versionen baseret på FN’s seneste internationale UN/CEFACT-standarder.
I juli 2020 blev den seneste version ZUGFeRD 2.1.1.1 offentliggjort. Datastrukturen er stadig baseret på EN 16931-standarden og omfatter nu også de specifikke krav fra administrationen i XRechnung-profilen. XRechnung definerer 21 nationale forretningsregler på nationalt plan ud over EN 16931 og opfylder de specifikke krav fra den tyske administration.
Virksomheder, der vælger ZUGFeRD-formatet, uanset hvor store de er, er afhængige af en rigtig “trækhest” inden for regnskabsføring. Fremtiden tilhører trods alt ikke længere papir og porto, men effektiv og omkostningsbesparende elektronisk fakturabehandling.
