ZUGFeRD-Format
Das Zentrale Handbuch des Forums Elektronische Rechnung Deutschland, kurz ZUGFeRD-Format, ist ein elektronisches Datenformat für den Austausch von Rechnungen. Was zunächst banal klingt, ist auf dem besten Weg, ein neuer Standard, ja eine treibende Kraft in der Rechnungskommunikation zwischen zwei Unternehmen, Verwaltungen oder Behörden zu werden. Es lohnt sich also für jedes kleine und große Unternehmen, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen.
Jedes Jahr werden in Deutschland rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht. Überraschenderweise werden nur 10 % der Rechnungen elektronisch versandt. Doch das Einsparungspotenzial ist offensichtlich. Neben Porto und Papier fällt auch viel manuelle Arbeit weg, wenn sich ein Unternehmen für die elektronische Rechnungsverarbeitung entschieden hat.
ZUGFeRD-Format: Elektronische Rechnungen auf einem neuen Niveau
Doch was ist der Unterschied zwischen einer herkömmlichen PDF-Rechnung und einer Rechnung im ZUGFeRD-Format? Einfach erklärt, besteht eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung aus zwei bekannten Formaten, nämlich dem PDF- und einem XML-Format. Es handelt sich also um eine hybride Datei, die mit dem PDF eine visuelle Komponente und mit dem XML einen datenbasierten Ableger für die weitere, automatisierte Verarbeitung hat. PDF und XML müssen den Anforderungen des § 14 Abs. Rechnung tragen. 4 des Umsatzsteuergesetzes(UStG), um mehrere Teile derselben Rechnung mit gleichem Inhalt darzustellen.
Da die ZUGFeRD-Rechnung auch strukturierte XML-Daten enthält, ist eine elektronische Rechnungsverarbeitung im firmenspezifischen Buchhaltungssystem problemlos möglich. Damit entfällt die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten in ein digitales Tool. Gerade in der Abo-Wirtschaft sind solche agilen Ansätze notwendig, um den flexiblen Abo-Angeboten und Tarifen gerecht zu werden.
Warum wird das ZUGFeRD-Format zum neuen Standard in der Rechnungsbearbeitung?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, ist eine nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen in Deutschland. Die Organisation hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Akzeptanz und Verbreitung von elektronischen Rechnungen und deren Verarbeitung zu fördern. Die Liste der Mitglieder liest sich bereits wie das Who is Who der deutschen Wirtschaft.
Neben den Bundesministerien der Finanzen, der Wirtschaft und des Innern haben sich auch der Branchenverband Bitkom, das Softwareunternehmen DATEV, der Verband der Automobilindustrie, der Verband der Elektroindustrie und viele andere dem Forum angeschlossen. Wer sich also für den Einsatz von ZUGFeRD-Rechnungen entscheidet, befindet sich in guter Gesellschaft und macht das eigene Unternehmen fit für die Zukunft. Im Übrigen: Die Rechnungsstellung mit Billwerk+ ist kompatibel mit dem ZUGFeRD-Standard.
Für wen ist das ZUGFeRD-Format relevant?
Voraussetzung für den Erfolg von ZUGFeRD-konformen Rechnungen war und ist die Entwicklung eines einheitlichen Datenformats, das sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung Akzeptanz findet. Beides wird von den FeRD-Mitgliedern garantiert. Alle öffentlichen Behörden und Finanzämter akzeptieren den neuen Standard in der Rechnungslegung.
Das ZUGFeRD-Format soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen eine Unterstützung bei der Rechnungslegung sein. Es liegt auf der Hand, dass insbesondere Unternehmen in der Abonnementwirtschaft von dem neuen Rechnungslegungsstandard profitieren können. Im Vergleich zu Pay-per-Product-Angeboten ist die elektronische Rechnungsverarbeitung bei digitalen Abo-Modellen unumgänglich.
Effizienz und Schnelligkeit bei der Bearbeitung von Kundenanfragen sind wichtige Faktoren für ein funktionierendes, dynamisches Abonnementgeschäft. Die Branche, in der Sie zu Hause sind, ist für ZUGFeRD völlig unerheblich. KMU aller Art, Großunternehmen, Softwarehersteller, Dienstleister und Organisationen aus dem nichtwirtschaftlichen Bereich können von dem neuen Rechnungsformat profitieren.
Wie nachhaltig ist ZUGFeRD?
Es bleibt die Frage, wie zukunftssicher das ZUGFeRD-Format wirklich ist. Ist es nicht möglich, dass parallel dazu andere Formate entwickelt werden und wir uns in ein paar Jahren auf ein neues Format einstellen müssen? Die Wahrscheinlichkeit ist äußerst gering. Bis zu einem gewissen Grad gibt es einen Wettbewerb der Ideen zwischen dem Bundesministerium des Innern und der Wirtschaft, aber in Zukunft sollen auch andere Rechnungsstandards, wie z.B. XRechnung, anerkannt und gleichberechtigt genutzt werden können, so die Experten. Einzeln betrachtet ist ZUGFeRD bekanntlich eine Kombination aus einer PDF- und einer XML-Datei. Formate, die seit langem weltweit als Standard gelten.
Im Gegensatz dazu ist die XRechnung ein rein strukturierter Datensatz ohne PDF-Komponente. Wie zukunftssicher das ZUGFeRD-Format wirklich ist, wird auch dadurch deutlich, dass das Format gemeinsam von Wirtschaft und öffentlicher Hand – ohne finanzielle Interessen – entwickelt wurde. Das Ziel war immer ein möglichst breiter Konsens auf der Grundlage globaler Standards und europäischer Empfehlungen.
2.0 wird zu 2.1.1: Das ZUGFeRD-Format wird weiter entwickelt
Darüber hinaus wurde eine neue Version, nämlich ZUGFeRD 2.0, entwickelt und im September 2017 verabschiedet. ZUGFeRD 2.0 im Profil EN 16931 entspricht vollständig der europäischen Norm und kann somit von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. Darüber hinaus basiert die Version 2.0 auf den neuesten internationalen UN/CEFACT-Standards der Vereinten Nationen.
Im Juli 2020 wurde die neueste Version ZUGFeRD 2.1.1 veröffentlicht. Die Datenstruktur orientiert sich nach wie vor an der Norm EN 16931 und berücksichtigt nun auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung im Profil XRechnung. Die XRechnung definiert 21 nationale Geschäftsregeln auf nationaler Ebene zusätzlich zur EN 16931 und erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung.
Unternehmen, die sich für das ZUGFeRD-Format entscheiden, egal wie groß sie sind, setzen auf ein echtes Zugpferd“ im Rechnungswesen. Denn die Zukunft gehört nicht mehr dem Papier und dem Porto, sondern der effizienten und kostensparenden elektronischen Rechnungsverarbeitung.
