DIN 5008 – Regeln für die Geschäftskorrespondenz
Deutschland ist bekanntlich gut darin, Regeln zu setzen. Auch die Unternehmenskommunikation ist davon nicht unberührt. Natürlich gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wie z.B. ein Geschäftsbrief auszusehen hat, aber die sogenannte DIN 5008 enthält genau solche Vorgaben. Im Gegensatz zu einem Gesetz ist ein Leitfaden nach DIN-Norm freiwillig, aber er erleichtert die Kommunikation erheblich. Wo genau ist der Absender, wo ist die Anrede und wie schreibe ich das Datum richtig? Vermeintlich banale Fragen, für die es standardisierte und international anerkannte Regeln gibt. In diesem Artikel erklären wir, warum ein ordentlicher und richtlinienkonformer Geschäftsbrief so wichtig ist und unnötigen Mehraufwand und Missverständnisse vermeiden kann.
DIN 5008 – was müssen Sie wirklich wissen?
Das Schreiben und Versenden von Geschäftsbriefen gehört zum Tagesgeschäft eines jeden Unternehmers. Eine Regel, die bei vielen im Hintergrund angewendet wird, ist die sogenannte DIN 5008, die seit 1928 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festlegt, darunter Satzzeichen, Schriftzeichen, Rechenzeichen, Formeln sowie die Gliederung von Texten in Dokumenten und den Aufbau von Tabellen. Seitdem hat es natürlich eine Reihe von Aktualisierungen gegeben, die letzte umfassende 1996, als auch die Gestaltung mit PC-Textverarbeitungsprogrammen zum Gegenstand der Norm wurde. Das gilt auch für Rechnungsprogramme und jede Software, die Geschäftsbriefvorlagen anbietet.
Es ist wichtig zu wissen, dass die DIN 5008 nicht den Inhalt eines Geschäftsbriefs regelt, sondern nur, wie er aussehen soll. Hier finden Sie weitere Richtlinien (deutsche Quelle) zur DIN 5008.
DIN 5008 als Dolmetscher in der Geschäftswelt
Auf den ersten Blick sieht eine Richtlinie wie die DIN 5008 nach Mehraufwand aus. Sie erleichtert das Geschäftsgebaren und die Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern erheblich. So wie es im bilateralen Geschäftsverkehr Umgangsformen und Gepflogenheiten gibt, so gibt es auch in der Geschäftskorrespondenz anerkannte Regeln. Es ist stets zu beachten, dass Abweichungen selbstverständlich zulässig sind. Es handelt sich nicht um ein Gesetz. Viel wichtiger ist es für ein Unternehmen, sich mit einer konsistenten Corporate Identity auszustatten, die immer dann von der Norm abweichen kann, wenn sie sonst der eigenen Unternehmensphilosophie zuwiderlaufen würde.
Gleichzeitig muss sie aber auch so gestaltet sein, dass mein Gegenüber alles richtig versteht und es keine Missverständnisse geben kann. So gesehen ist die DIN 5008 als eine Übersetzungsarbeit in der Geschäftswelt zu verstehen, damit alle die gleiche formale Sprache sprechen.
DIN 5008 und Abo-Wirtschaft
Eine einheitliche und ordentliche Geschäftsbriefvorlage ist das A und O für eine fehler- und reklamationsfreie Geschäftskorrespondenz. Die Herausforderung in der Subscription Economy ist die Häufigkeit der schriftlichen Kommunikation. Bei der wiederkehrenden Abrechnung werden automatisch, oft monatlich, Rechnungen ausgestellt. Dann gibt es noch die erweiterte Korrespondenz.
Stellen Sie sich nun eine Vorlage für ein Formbrief vor, die irreführend, widersprüchlich oder zumindest rechtlich nicht einwandfrei ist. Beschwerdebriefe mit möglichen finanziellen oder sogar rechtlichen Konsequenzen könnten die Folge sein. Deshalb ist die Einhaltung der DIN-Vorschriften gerade für Abonnementunternehmen so wichtig, um eine einheitliche und verständliche Geschäftskommunikation zu gewährleisten.
Auch Geschäftsbriefvorlagen nach DIN 5008 können bei Billwerk+ erstellt werden, um Dokumente mit eigenem Geschäftsbriefkopf und Layout zu versehen. Diese PDF-Vorlagen können z. B. für Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen verwendet werden.
Fazit: DIN 5008 als Knigge-Handbuch für den Geschäftsalltag
Unternehmer haben viele geschäftskritische Regeln zu beachten, vor allem im finanziellen und steuerlichen Bereich. So können scheinbar triviale Regeln wie die der DIN 5008 schnell aus dem Blickfeld geraten. Sieht man die DIN-Buchstaben-Regeln aber eher als Hilfestellung für den Geschäftsalltag, so wird deutlich, dass die Anwendung dieser Richtlinien lediglich dem gesunden Menschenverstand entspricht. Missverständnisse, aneinander vorbeireden und im schlimmsten Fall Klagen wären die Alternative. Sicherlich keine gute Alternative.
