DIN 5008 – Regler for erhvervskorrespondance
Tyskland er notorisk god til at fastsætte regler. Erhvervskommunikation er heller ikke upåvirket af dette. Der findes naturligvis ingen juridiske retningslinjer for, hvordan et forretningsbrev f.eks. skal se ud, men den såkaldte DIN 5008 indeholder netop sådanne retningslinjer. I modsætning til en lov er en retningslinje i henhold til DIN-standarden frivillig, men den gør kommunikationen meget lettere. Hvor er afsenderen, hvor er hilsenen, og hvordan skriver jeg datoen korrekt? Angiveligt banale spørgsmål, som der findes standardiserede og internationalt anerkendte regler for. I denne artikel forklarer vi, hvorfor det er så vigtigt med et pænt og retningslinjekonformt forretningsbrev, og hvorfor det kan forhindre unødigt ekstraarbejde og misforståelser.
DIN 5008 – hvad skal du egentlig vide?
At skrive og sende forretningsbreve er en del af enhver iværksætters daglige arbejde. En regel, der ofte anvendes i baggrunden for mange, er den såkaldte DIN 5008, som siden 1928 har defineret skrive- og designregler for tekstbehandling, herunder tegnsætning, tegn, aritmetiske symboler, formler samt strukturering af tekster i dokumenter og opbygning af tabeller. Siden da er der naturligvis sket en række opdateringer, den sidste omfattende opdatering fandt sted i 1996, hvor design med PC-tekstbehandlingsprogrammer også blev omfattet af standarden. Dette gælder også for fakturaprogrammer og enhver software, der tilbyder skabeloner til forretningsbreve.
Det er vigtigt at vide, at DIN 5008 ikke regulerer indholdet af et forretningsbrev, men kun hvordan det skal se ud. Her kan du finde yderligere retningslinjer (tysk kilde) om DIN 5008.
DIN 5008 som tolk i erhvervslivet
Ved første øjekast virker en retningslinje som DIN 5008 som ekstra arbejde. Det gør det faktisk meget nemmere at drive forretning og kommunikere mellem forretningspartnere. Ligesom der er etikette og skikke i bilaterale forretningsforbindelser, er der også anerkendte regler for forretningskorrespondance. Det skal altid bemærkes, at afvigelser naturligvis er tilladt. Det er ikke et spørgsmål om en lov. Det er langt vigtigere for en virksomhed at udstyre sig selv med en konsekvent corporate identity, som altid kan afvige fra normen, hvis det ellers ville modvirke virksomhedens egen filosofi.
Samtidig skal den dog være udformet på en sådan måde, at min modpart forstår alting korrekt, og at der ikke kan opstå misforståelser. Set i dette lys skal DIN 5008 forstås som et oversættelsesarbejde i erhvervslivet, så alle taler det samme formelle sprog.
DIN 5008 og abonnementsøkonomi
En ensartet og pæn skabelon til forretningsbreve er alfa og omega for fejl- og klagefri forretningskorrespondance. Udfordringen i abonnementsøkonomien er hyppigheden af skriftlig kommunikation. Ved gentagen fakturering udstedes der automatisk, ofte månedlige, fakturaer. Så er der den udvidede korrespondance.
Forestil dig nu en skabelon til et formularbrev, der er misvisende, modstridende eller i det mindste ikke juridisk forsvarlig. Det kan føre til klagebreve med mulige økonomiske eller endog juridiske konsekvenser. Derfor er det så vigtigt at overholde DIN-reglerne og -bestemmelserne, især for abonnementsvirksomheder, for at sikre en ensartet og forståelig forretningskommunikation.
Der kan også oprettes skabeloner til forretningsbreve i henhold til DIN 5008 hos Billwerk+ for at give dokumenter deres eget forretningsbrevhoved og layout. Disse PDF-skabeloner kan f.eks. bruges til fakturaer, kreditnotaer eller påmindelsesbreve.
Konklusion: DIN 5008 som en etikettehåndbog for daglig forretningsskrivning
Iværksættere har mange forretningskritiske regler at følge, især på det finansielle og skattemæssige område. Derfor kan regler, der synes ret trivielle, som f.eks. reglerne i DIN 5008, hurtigt forsvinde fra radaren. Men hvis vi ser DIN-bogstavsreglerne mere som en hjælp til den daglige drift, bliver det klart, at anvendelsen af disse retningslinjer blot er baseret på sund fornuft. Misforståelser, overfor hinanden og i værste fald klager ville i sidste ende være alternativet. Det er bestemt ikke et godt alternativ.
