Der XRechnung Standard

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das für den elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Bund, Länder, Kommunen) nach den Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) genutzt werden kann. Alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland werden schrittweise auf den elektronischen Empfang von Rechnungen, vorzugsweise im Format XRechnung, umgestellt. Das Datenmodell ist eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). XRechnung erleichtert auch die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese Richtlinie verpflichtet alle Auftraggeber oder Unternehmer, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Rechnungen über 1.000 Euro oder mehr müssen künftig elektronisch an die öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden.

Ab 27. November 2020Damit eine XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert werden. Dazu wird eine eindeutige Kennung verwendet, die den Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert, die so genannte Routing-ID. In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Format XRechnung und seiner Bedeutung für einmalige und wiederkehrende Rechnungen.

XRechnung entspricht der offiziellen e-Rechnung der Europäischen Union

E-Rechnungen bestehen aus Daten von strukturierten Rechnungen, die automatisch verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF-Dokument ohne einen entsprechenden XML-Datensatz kann daher nicht als echte elektronische Rechnung angesehen werden. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung vollständig digital, z.B. per E-Mail, an den Endempfänger übermittelt wird. Daher ist ein Szenario durchaus denkbar, in dem einfache PDF-Rechnungen per E-Mail in naher Zukunft von vielen öffentlichen Auftraggebern nicht mehr akzeptiert werden. Konkret handelt es sich bei XRechnung um das elektronische Rechnungsformat des IT-Planungsrates für Bund und Länder, da es eine deutsche Spezifikation für die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Verwaltungen ist und nur aus einem strukturierten Datensatz besteht.

XRechnung als Standard erstellen?

Nach der EU-Richtlinie handelt es sich bei XRechnungen nicht um „echte“ elektronische Rechnungen, die problemlos automatisch verarbeitet werden können. Am 28. Juni 2017 wurde die vom CEN entwickelte Norm„CEN/TC 434 – Elektronische Rechnungsstellung“ in zwei Teilen veröffentlicht:

Teil 1: Semantisches Datenmodell für die zentralen Elemente einer elektronischen Rechnung;

Teil 2: Liste der der EN 16931-1 entsprechenden Syntaxen.

Zusammengefasst bietet XRechnung eine Anwendungsspezifikation für das semantische Datenmodell. Dies soll der nationale Standard in der öffentlichen Verwaltung sein. Der Hauptvorteil ist, dass es vollständig dokumentiert und sowohl für das Produkt als auch für den Hersteller neutral ist. Außerdem ist sie für jedermann kostenlos zugänglich. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat dieses Format erstellt, das vom IT-Planungsrat im Juni 2017 veröffentlicht wurde. Das gleiche Gremium ist auch für die Weiterentwicklung und Überarbeitung der Norm zuständig.

Standardkomponenten und Einhaltung der Norm

Die Standard-XRechnung muss die hier aufgeführten Anforderungen erfüllen:

• Dokumentation des XRechnung-Standards als PDF-Dokument
• Technische Mittel zur Validierung ergänzender nationaler Geschäftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien.
• Technische Darstellung von Codelisten im OASIS „Genericode 1.0“ Standard
• Open-Source-Referenzimplementierung zur Überprüfung der Konformität eines XML-Dokuments mit dem Standard
• Testmeldungen
  
• Technische Unterstützung für die Visualisierung.

Die elektronische Rechnung entspricht nur dann dem XRechnungs-Standard, wenn sie in Form eines im Vergleich zum Standard gültigen XML-Dokuments ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und wenn sie nur die Informationselemente des semantischen Datenmodells des XRechnungs-Standards (gemäß dessen Spezifikation) verwendet.

Eine Office-Datei oder eine PDF-Datei mit eingebettetem XML, die einem anderen Standard entspricht, ist möglicherweise nicht konform. Die Konformität einer Rechnung wird in zwei Schritten festgestellt, wobei der erste die Prüfung und der zweite die Bewertung ist. Fällt das Ergebnis der Prüfung positiv aus, muss die Rechnung akzeptiert werden. Fällt das Ergebnis negativ aus, kann im zweiten Schritt anhand einer Konformitätsbewertung entschieden werden, wie groß die Abweichung von der Norm ist und ob die Rechnung dennoch akzeptiert und bearbeitet werden soll. Überschreiten die Abweichungen die definierte Akzeptanztabelle, wird die Rechnung abgelehnt. Diese Konformitätsbewertung kann individuell festgelegt werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass es keine einheitliche Norm für elektronische Rechnungen gibt. Neben XRechnung gibt es auch das ZUGFeRD-Format, das ebenfalls als Standard in der Rechnungskommunikation zwischen zwei Unternehmen, Verwaltungen oder Behörden verwendet wird. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert auf der Norm EN 16931, ebenso wie die XRechnung . Die XRechnung entspricht den spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD hingegen wurde speziell auf die Bedürfnisse der Wirtschaft zugeschnitten und in der Version 2.1.1. im XRechnung-Profil auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung berücksichtigt.

Schlussfolgerung: Standard für elektronische Rechnungen

Das Hauptziel von XRechnung ist es, eine elektronische Rechnungsstellung zu schaffen, die auf Inhalten und einer neutralen und standardisierten Technologie basiert. XRechnung ist kompatibel mit nationalen und internationalen Standards und wird ab dem 27. November 2020 für die Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen erforderlich sein. Es eignet sich aber auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen. Dabei ist das Beispiel XRechnung kein ausschließliches Format für die Rechnungskommunikation. Andere Formate, wie ZUGFeRD, spielen ebenfalls eine wichtige Rolle in der Welt der elektronischen Rechnungen.