XRechnung standard

Hvad er XRechnung?

XRechnung er en XML-baseret semantisk datamodel, der kan bruges til at sende elektroniske fakturaer til offentlige kunder i Tyskland (på forbunds-, delstats- eller kommunalt niveau) i overensstemmelse med specifikationerne fra Den Europæiske Standardiseringsorganisation (CEN). Alle offentlige kunder i Tyskland vil gradvist gå over til elektronisk modtagelse af fakturaer, fortrinsvis i XRechnung-formatet. Datamodellen er en national variant af EU-standarden EN 16931, en såkaldt Core Invoice Usage Specification (CIUS). XRechnung letter også gennemførelsen af EU-direktiv 2014/55/EU. Dette direktiv forpligter alle ordregivere eller erhvervsdrivende til at modtage og behandle elektroniske fakturaer. Fakturaer på 1.000 EUR eller derover skal fremover sendes elektronisk til de ordregivende myndigheder.

Fra 27. november 2020skal leverandører til den føderale regering også sende fakturaer elektronisk til de føderale myndigheder i overensstemmelse med visse formatspecifikationer, så de ikke afvises.For at en XRechnung kan leveres korrekt fra den fakturerende part til fakturamodtageren, skal fakturamodtageren være klart identificeret. Dette gøres ved hjælp af en unik identifikator, der entydigt identificerer fakturamodtageren, kaldet routing ID. I denne artikel ser vi på XRechnung-formatet og dets relevans for engangsfakturaer og tilbagevendende fakturaer.

XRechnung svarer til Den Europæiske Unions officielle e-faktura

E-fakturaer består af data fra strukturerede fakturaer, som kan behandles automatisk. Et simpelt PDF-dokument uden et tilsvarende XML-datasæt kan derfor ikke anses for at være en ægte elektronisk faktura. Ikke engang hvis PDF-fakturaen overføres helt digitalt, f.eks. via e-mail, til den endelige modtager. Derfor er det meget tænkeligt, at mange offentlige kunder i den nærmeste fremtid ikke længere vil acceptere simple PDF-fakturaer via e-mail. Mere specifikt er XRechnung det elektroniske fakturaformat fra IT-Planlægningsrådet for forbund og delstater, da det er en tysk specifikation for elektronisk fakturering for offentlige forvaltninger og kun består af et struktureret datasæt.

Oprettelse af XRechnung som standard?

I henhold til EU-direktivet er XRechnung ikke “rigtige” elektroniske fakturaer, som let kan behandles automatisk. Den 28. juni 2017 blev standarden udviklet af CEN“CEN/TC 434 – Electronic invoicing” offentliggjort i to dele:

Del 1: Semantisk datamodel for de centrale elementer i en elektronisk faktura;

Del 2: Liste over syntakser, der svarer til EN 16931-1.

Sammenfattende giver XRechnung en applikationsspecifikation for den semantiske datamodel. Det er hensigten, at dette skal være den nationale standard for offentlig forvaltning. Den største fordel er, at den er fuldt dokumenteret og neutral for både produktet og producenten. Det er også gratis for alle. Det tyske koordineringsorgan for it-standarder (KoSIT) har udarbejdet dette format, som blev offentliggjort af IT Planning Council i juni 2017. Det samme organ er også ansvarligt for den videre udvikling og revision af standarden.

Standardkomponenter og overholdelse af standarden

Standard XRechnung skal opfylde de krav, der er anført her:

• Dokumentation af XRechnung-standarden som PDF-dokument
• Tekniske midler til validering af supplerende nationale forretningsregler i form af Schematron- og XSL-filer.
• Teknisk repræsentation af kodelister i OASIS-standarden “Genericode 1.0”.
• Open source referenceimplementering til kontrol af et XML-dokuments overensstemmelse med standarden
• Testmeddelelser
  
• Teknisk støtte til visualisering.

Den elektroniske faktura er kun i overensstemmelse med XRechnungs-standarden, hvis den udstedes, sendes og modtages i form af et XML-dokument, der er gyldigt i forhold til standarden, og hvis den kun anvender informationselementerne i den semantiske datamodel i XRechnungs-standarden (i overensstemmelse med dens specifikation).

En Office-fil eller en PDF-fil med indlejret XML i henhold til en anden standard er muligvis ikke kompatibel. En fakturs overensstemmelse bestemmes i to trin, hvor det første trin er kontrol og det andet trin er vurdering. Hvis resultatet af overensstemmelseskontrollen er positivt, skal fakturaen godkendes. Hvis resultatet er negativt, kan der i andet trin anvendes en overensstemmelsesvurdering for at afgøre, hvor stor afvigelsen fra standarden er, og om fakturaen stadig skal accepteres og behandles. Hvis afvigelserne overstiger den definerede accepttabel, afvises fakturaen. Denne overensstemmelsesvurdering kan defineres individuelt.

Det er vigtigt at vide, at der ikke findes én standard for e-fakturaer. Ud over XRechnung findes der også ZUGFeRD-formatet, som også anvendes som standard i fakturakommunikation mellem to virksomheder, forvaltninger eller myndigheder. Datastrukturen i ZUGFeRD 2.1 er baseret på EN 16931-standarden, ligesom XRechnung . XRechnung opfylder de tyske myndigheders særlige krav. ZUGFeRD blev derimod skræddersyet specielt til økonomiens behov og er med version 2.1.1. i XRechnung-profilen, også omfatter forvaltningens specifikke krav.

Konklusion: Standard for elektroniske fakturaer

Hovedformålet med XRechnung er at skabe en elektronisk fakturering baseret på indhold og en neutral og standardiseret teknologi. XRechnung er kompatibel med nationale og internationale standarder og vil være påkrævet til fakturering i forbindelse med offentlige indkøb fra den 27. november 2020. Men det er også velegnet til enkel, sikker, hurtig og ressourcebesparende udveksling af fakturaer mellem virksomheder. XRechnung-eksemplet er således ikke et eksklusivt format til fakturakommunikation. Andre formater, som f.eks. ZUGFeRD, spiller også en vigtig rolle i verden af elektroniske fakturaer.